Все об ошибках в кадровой работе

30 июня 2011 года на сайте журнала "Кадровое дело" проводился онлайн-семинар, посвященный ошибкам в кадровой работе. В семинаре приняли участие: 244 подписчика. Было задано: 187 вопросов. Ведущая семинара: Ольга Ерошенкова, государственный инспектор труда, Государственная инспекция труда по г. Москве.

Как избежать ошибок в кадровых документах

Как правильно расторгнуть срочный трудовой договор с финансовым директором?

С финансовым директором заключен срочный трудовой договор на один год. Каждый год трудовой договор продлевается. Каков порядок расторжения трудового договора и заключения нового срочного трудового договора – по общим правилам или есть какие-либо особенности? [Галина]

Прежде всего, вам необходимо определить, есть ли при заключении договора с финансовым директором основания для установления срока, предусмотренные положениями статьи 59 Трудового кодекса. Если есть, то по истечении срока договор расторгается, а в трудовой книжке работника делается соответствующая запись об увольнении.

По соглашению сторон договор может быть продлен (составлено дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении его условий в части срока в соответствии со ст. 72 ТК РФ), если основание для срочности остается в силе. Но в данном случае максимальная продолжительность срока действия договора в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 58 Трудового кодекса не может превышать пяти лет.

Как избежать ошибок при оформлении на работу иностранцев – высококвалифицированных специалистов?

Подскажите, на что необходимо обратить внимание, чтобы не допустить ошибок при оформлении иностранцев – высококвалифицированных специалистов на работу? [Анастасия]

Вам поможет статья 13.2 Федерального закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Прежде всего, стоит отметить, что высококвалифицированным специалистом считается работник, чья минимальная заработная плата:

а) составляет один миллион рублей в год: для научных работников или преподавателей, приглашенных для занятия научноисследовательской или преподавательской деятельностью имеющими государственную аккредитацию высшими учебными заведениями, государственными академиями наук или их региональными отделениями, национальными исследовательскими центрами либо государственными научными центрами;
б) не установлена действующим российским трудовым законодательством: для высококвалифицированных иностранцев, принимающих участие в реализации проекта «Сколково»;
в) составляет два миллиона рублей в год: для остальных категорий высококвалифицированных иностранцев.

На таких работников не нужно запрашивать квоту, а также не нужно получать разрешение на привлечение и использование иностранной рабочей силы*. Разрешения на работу таким специалистам оформляют на срок до трех лет. Кроме того, с высококвалифицированным специалистом необходимо заключить договор о добровольном медицинском страховании (ДМС), что является обязательным условием заключаемого с ним трудового договора.

Как не ошибиться с основанием для предоставления отпуска?

Какую запись следует внести в раздел «Отпуск» личной карточки работника в качестве основания предоставления отпуска – личное заявление сотрудника или приказ работодателя об отпуске? [Марина]

Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В нем сказано, что соответствующие отметки в личной карточке работника делаются на основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска. Поэтому в личной карточке (форма № Т-2) вам следует указать номер и дату соответствующего приказа.

Документы в тему

Документ	Поможет вам
Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»	Разобраться в особенностях оформления на работу иностранцев – высококвалифицированных специалистов
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»	Уточнить, что при заполнении личной карточки следует указать в качестве основания для предоставления работнику отпуска
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек)	Правильно оформлять трудовые книжки работников
Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»	Определить порядок внесения изменений в трудовую книжку работника

Как определить – собственное желание или соглашение сторон?

Если работник просит уволить его такогото числа, а работодатель ставит резолюцию уволить этим же числом, можно ли считать это увольнением по соглашению сторон? [Иван]

Из указанного неочевидно желание работника быть уволенным по основанию, предусмотренному пунктом 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса (то есть по соглашению сторон). При увольнении по соглашению сторон работник и работодатель должны оформить и одновременно подписать общий документ (соглашение), выражающий их двустороннюю волю. Подписание заявления работодателем (наложение резолюции «согласен» и т. п.) не может считаться совершенным одновременно с работником. Поэтому в рассматриваемом случае увольнение правильнее будет провести по пункту 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса (по инициативе работника).

Как исправить ошибки

Как устранить ошибки предыдущего кадровика?

Недавно я была назначена инспектором отдела кадров и обнаружила, что вся кадровая документация до настоящего времени заполнена неправильно. Номенклатура не велась, дела в архив с 2005 года не сдавались. С 2008 года предыдущий кадровик по своему усмотрению заполнял документы и трудовые книжки. Каким образом я могу все это исправить за минимальный срок? [Мария]

Вне зависимости от тех причин, по которым кадровые документы оформлялись с нарушениями, вам необходимо эти нарушения исправить (поскольку это может повлечь для работодателя штрафные санкции со стороны проверяющих органов). Порядок внесения исправлений и добавлений в документы установлен действующим законодательством (например, ст. 57 ТК РФ определен порядок внесения изменений и дополнений в текст трудового договора).

Что касается номенклатуры дел, то закон не обязывает работодателя ее вести. Но в больших организациях это может существенно облегчить работу кадровику. О том, как разработать номенклатуру дел, мы рассказывали в № 3, 4, 2006**. Для того чтобы систематизировать документы и облегчить их передачу в архив, вам желательно как минимум завести отдельные журналы для учета справок и приказов, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, трудовых договоров и дополнительных соглашений и т. д. (например, такие, о которых сказано на стр. 27).

Порядок внесения недостающих сведений в трудовые книжки определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек***. В вашем случае желательно провести полный аудит кадровой документации, согласовав с генеральным директором сроки устранения нарушений трудового законодательства. Более подробно о том, как провести аудит своими силами, мы рассказывали в № 5, 2007, о том, как формировать документы в дела – в № 8, 2006, о сдаче документов в архив – в № 12, 2010**.

Является ли ошибкой подпись начальника отдела кадров в трудовых договорах?

Директор нашей компании был в командировке в течение месяца, поэтому трудовые договоры с новыми сотрудниками подписал начальник отдела кадров. Насколько это правомерно? Какие последствия возможны? [Маргарита Ивановна]

Нет, это неправомерно. Согласно статье 20 Трудового кодекса, сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель. Работодателями могут быть физические либо юридические лица. Представлять интересы юридического лица могут те, кто указан в уставе организации, как правило, это генеральный директор. А согласно статье 56 Трудового кодекса, сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Другое должностное лицо вправе подписывать трудовые договоры только при наличии у него надлежащим образом заверенной доверенности от генерального директора, предоставляющей такие права.

Поэтому трудовые договоры, подписанные начальником отдела кадров без специальной на то доверенности, являются недействительными. Исправить это вы можете, например, заключив с сотрудниками новые трудовые договоры за подписью генерального директора или иного уполномоченного им лица.

Жаркая тема

Как восстановить записи в трудовой книжке?

1. Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, если в самой книжке сведения о последнем месте работы записаны в разделе «Награждения»? Признать записи недействительными и заново написать их во вкладыше, но с какой нумерацией? И кто должен оформить вкладыш – новый или старый работодатель? [natmai]

Вы должны вносить записи в трудовую книжку с момента поступления сотрудника на работу в вашу организацию и не несете ответственность за неправильное оформление трудовой книжки предыдущим работодателем. Поэтому вам следует оформить вкладыш, продолжая текущую нумерацию. Признавать записи недействительными и заново вносить их во вкладыш вам не нужно.

2. Работник потерял трудовую книжку. Мы в настоящее время занимаемся ее восстановлением. Выяснилось, что с последнего места работы его уволили по инициативе работодателя, что и послужило причиной «потери». Он требует, чтобы мы не вносили эту запись в трудовую. Как быть? [Елизавета]

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель в свою очередь должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (раздел III Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если работник поступил к вам в организацию без трудовой книжки (дубликата), то вы по его заявлению, в котором он указывает причину отсутствия у него книжки, заводите ему новую книжку, начиная ее с записи о приеме на работу к вам в организацию. Любые записи о предыдущих местах работы вы вправе внести в новую трудовую книжку только на основе заявления сотрудника и предоставленных им справок с мест работы, заверенных печатью организации (записи вносятся по мере поступления таких справок). При этом вы обязаны оказать содействие работнику в получении всех необходимых документов, подтверждающих стаж работы, предшествующий его поступлению к вам на работу*. Но вносить соответствующие записи в трудовую книжку вы имеете право, как уже было отмечено, на основании представленных документов, а не по пожеланию работника.

* Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Как распределить ставки в штатном расписании?

В графе «Количество штатных единиц» штатного расписания написано «2», хотя у нас работают четыре токаря по ставке 0,5. Не будет ли претензий у проверяющих органов, что у нас четыре человека на 0,5 ставки, а не два по одной? [Анна]

Нет, претензий со стороны проверяющих органов не будет. Штатное расписание – это документ планирования. Он не содержит информацию о количестве работающих. К тому же ограничений по разделению ставки между работниками трудовым законодательством не предусмотрено.

Как быть с «лишним» сотрудником?

Одна сотрудница уходила в отпуск по беременности и родам, мы взяли вместо нее другого сотрудника. При этом получилось так, что в договоре мы не уточнили, на какой срок принимаем эту сотрудницу и основание, в соответствии с которым установлен срок договора. Получается, мы приняли нового человека по трудовому договору на неопределенный срок (в штатном расписании была дополнительная единица). Сейчас первая работница вышла на работу и у нас получилось, что два человека должны выполнять одну и ту же работу. Подскажите, что нам делать? [Марине]

При составлении штатного расписания руководство прежде всего анализирует объем работ, который вменяется в обязанности каждого сотрудника. От этого и зависит количество ставок в штатном расписании. В вашем случае было решено, что для выполнения работы требуются две штатные единицы.

Если на данном этапе, когда обе ставки по должности заполнены, объемов работ недостаточно для обеих сотрудниц, вам следует сократить штат с соблюдением положений, сождержащихся в пункте 2 части первой и части третьей статьи 81 Трудового кодекса (обязательно учитывая преимущественное право работников на оставление на работе).

Как отправить гендиректора в отпуск?

Генеральный директор нашей компании не хочет официально оформлять отпуск, так как он не хочет возлагать свои обязанности на время своего отсутствия на коголибо. И так уже несколько лет. Пришла проверка и задала вопрос на этот счет. Как нам быть? [Ольга Васильевна]

Прежде всего, вы должны составлять график отпусков****, учитывая в нем период отпуска генерального директора. И не позднее чем за две недели до отпуска вы должны под роспись известить руководителя о времени начала отпуска. Предупредите его, что в соответствии с частью второй статьи 123 Трудового кодекса график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Разъясните, что согласно части четвертой статьи 124 Трудового кодекса, запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска сотруднику в течение двух лет подряд, за это уполномоченный проверяющий орган может привлечь компанию к административной ответственности – штраф для организаций 50 000 рублей либо приостановление ее деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому использовать свой отпуск, предоставленный в соответствии с утвержденным графиком отпусков, генеральный директор обязан. Что касается исполнения обязанностей руководителя, отметим следующее.

Если у генерального директора есть заместитель, то в период отпуска он, согласно статусу своей должности, будет выполнять обязанности руководителя. Если же штатной единицы ранга заместителя генерального директора нет, то на время своего отсутствия генеральному директору следует издать соответствующий приказ, которым будет назначен сотрудник, временно исполняющий его обязанности.

В уставе вашей компании может быть особо оговорен порядок предоставления руководителю отпуска (период, сроки, замещение), которым вы также можете воспользоваться при организации отпуска генерального директора.

* Подробнее о приеме на работу высококвалифицированных специалистов мы рассказывали в № 5, 11, 2011.

** Статьи размещены на сайте www.kdelo.ru.

*** Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

**** График отпусков утверждается за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ).