Статьи
Поиск по сайту:
Например, Как написать бизнес-план?
Профессиональный сервис для руководителей малого бизнеса: помогает правильно вести бухгалтерию,
создавать счета, акты, накладные, договора, сдавать отчётность и уплачивать налоги точно в срок.

Аудит трудовых книжек. Готовимся к их отмене

Печать
23.09.2013 00:00

Журнал «Кадровое дело» № 1 январь 2012

Нужно ли что-то делать в преддверии отмены трудовых книжек? – Желательно провести аудит и проверить, правильно ли вы ведете эти документы.

Если планируется отмена трудовых книжек так ли важно продолжать их вести? – Очень важно, чтобы потом не пришлось дополнительно подтверждать стаж.

Что нужно сделать, если трудовая книжка работника поддельная? – Вернуть ее сотруднику и оформить новую.

Разговоры об отмене трудовых книжек ведутся уже не первый год. И вот новая волна дискуссий не утихает с августа прошлого года, после того как заместитель главы Минздравсоцразвития России Александр Сафонов снова вернулся к этой теме.

Теоретически с отменой трудовых книжек работа кадровика должна стать проще: не нужно будет определенным образом закупать бланки этих документов, а также их учитывать, хранить, уничтожать, разбираться с тонкостями оформления. Однако фактически кадровый документооборот вряд ли упростится. Во-первых, как и прежде, нужно будет оформлять большое количество других документов: трудовые договоры, письменные соглашения, приказы и проч. Во-вторых, их количество может увеличиться, поскольку, помимо трудовой, именно они будут подтверждать стаж сотрудника.

www.e.kdelo.ru
Статьи в тему: «Работник потерял трудовую книжку – нужно ли требовать доказательства стажа?» (№ 10, 2011)
«Трудовые книжки: скрытые ловушки оформления» (№ 8, 2010)
«Что ждать от отмены трудовых книжек» (№ 1, 2007)

Вопрос отмены трудовых книжек волнует многих, однако тревожиться не стоит. «Предупрежден – значит вооружен» – так гласит народная пословица. Поэтому новый 2012 год мы начнем с подготовки к возможной отмене трудовых книжек. Для этого нужно:

  • разобраться, являются ли бланки трудовых книжек ваших сотрудников действующими;
  • проверить, в правильном ли порядке компания приобретала бланки и как велся учет их движения;
  • собрать документы, которые подтверждают страховой стаж ваших работников, и определить, верно ли вы его рассчитываете с учетом новых требований;
  • уточнить, правильно ли вы и предыдущие работодатели заполняли трудовые книжки;
  • выявить ошибки и, самое главное, их исправить.

Документы, которые могут подтвердить страховой стаж работника1:

  • трудовые договоры с прошлыми работодателями, заключенные в письменной форме;
  • справки, выдаваемые работодателями или государственными (муниципальными) органами;
  • выписки из приказов, заверенные в установленном порядке;
  • лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
  • документы территориального органа ФСС России об уплате платежей на социальное страхование;
  • иные документы (например, военные билеты).

Документы в тему

new!
Актуальные тексты документов доступны подписчикам электронного журнала на www.e.kdelo.ru
Документ
Поможет вам
Приказ Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам» (далее – Приказ № 91) Узнать, какие документы, кроме трудовой книжки, могут подтвердить страховой стаж сотрудника
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок, утвержденный приказом № 117н) Уточнить, у кого работодатель может приобрести трудовые книжки
Постановление СНК СССР от 20 декабря 1938 г. № 1320 «О введении трудовых книжек» (далее – Постановление № 1320) Определить, какие бланки трудовых книжек действуют на территории России
Постановление Совмина СССР, ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (далее – Постановление № 656)
Постановление Совмина СССР от 21 апреля 1975 г. № 310 «О трудовых книжках колхозников» (далее – Постановление № 310)
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 225)
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек) Выяснить, правильно ли вы ведете трудовые книжки работников

Объявляем о проверке трудовых книжек

Для проведения проверки трудовых книжек издайте приказ (образец). Унифицированной формы этого документа нет, поэтому разработайте его в произвольном виде.

Аудит трудовых книжек. Готовимся к их отмене

Проверка № 1. Действителен ли бланк трудовой книжки вашего работника

Нередко работодатели просят молодых специалистов приобрести трудовую книжку самостоятельно. На практике бланки трудовой книжки и вкладыша к ней продаются в книжных магазинах, в киосках прессы, в интернет-магазинах, на лотках.

По закону трудовые книжки должен закупать работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) и затем оформлять их сотрудникам, которые впервые поступают на работу (а также в случае утери, повреждения и т. д.) (ч. четвертая ст. 65 ТК РФ)2.

Когда сотрудник сам приобретает трудовую книжку, велик риск, что он принесет вам поддельный документ. Также неизвестно, какую книжку представит вам работник, у которого вы – не первый работодатель. Поэтому рекомендуем вам проверить бланки трудовой книжки и вкладышей к ним3.

Совет
Если ответственных за проверку трудовых книжек в вашей организации несколько, то по ее результатам может быть составлен протокол, а не отчет. Протокол принимается только по результатам работы комиссии. В ней должно быть несколько человек.

Сделать это можно следующим образом:

  • проверить форму бланка. Она должна соответствовать той, которая действовала на момент оформления трудовой книжки работнику;
  • проверить, напечатан ли бланк в типографии «Гознак»;
  • проверить серию и номер. Они должны соответствовать тем, что присваивались на момент выпуска бланка (см. таблицы на стр. 56);
  • проверить все страницы документа. Серия и номер внутри одной трудовой книжки должны быть одинаковыми на каждой странице, нумерация страниц должна быть последовательной.

Серии трудовых книжек по годам

Серия трудовой книжки
Год выпуска
Серия трудовой книжки
Год выпуска
АТ-I
1974–1976
АТ-VIII
1997–2000
АТ-II
1977–1979
АТ-IX
2001–2003
АТ-III
1980–1982
АТ-X
2003
АТ-IV
1984–1985
ТК
2004–2005
АТ-V
1986–1989
ТК-I
2006–2007
АТ-VI
1990–1992
TK-II
2008–2009
АТ-VII
1993–1997
TK-III
2010

Серии вкладышей по годам

Серия вкладыша к трудовой книжке
Год выпуска
АТ-I
1974–1980
АТ-II
1981–1987
АТ-III
1988–1994
АТ-IV
1995–2003
ВТ
2004

Подробно об особенностях разных бланков см. на стр. 57–60.

Что делать, если вы обнаружили поддельную трудовую книжку?

Если вы заметили явные признаки подделки, например, у трудовой книжки нет степеней защиты (кроме образца 1938 г.), верните ее работнику. Объясните ему ситуацию и оформите новую трудовую на основании его заявления (образец на стр. 61) (ч. пятая ст. 65 ТК РФ). В таком случае нельзя оформлять дубликат трудовой, так как исходный документ заполнен на поддельном бланке.

Что делать, если вы обнаружили поддельную трудовую книжку?

Рекомендуем в тексте заявления указать, что бланк представленной при устройстве на работу трудовой книжки – неустановленной формы. При оформлении пенсии работник сможет доказать свой стаж, представив документы, его подтверждающие4, либо в судебном порядке.

Формы трудовых книжек

Трудовая книжка образца 1938 года (утверждена Постановлением № 1320)

Трудовая книжка образца 1938 года (утверждена Постановлением № 1320)

Трудовая книжка образца 1938 года (утверждена Постановлением № 1320)

Обложка: Цвет: темно-фиолетовый. Материал: заменитель кожи.

Кому оформлялась: Рабочим и служащим.

Защитные знаки: Нет.

Примечание: Бланки двуязычные: на русском языке и на языке республики. Упрощенный титульный лист (нет герба, серии, номера; в дате рождения указывается только год, не ставится печать работодателя и подпись лица, выдавшего трудовую книжку, большие пробелы между строками), сведения о работе вносятся в обратном порядке (год, месяц, число).

Внимание!
Трудовые книжки образца 1938 года практически не подделывались.

Трудовая книжка образца 1973 года (утверждена Постановлением № 656)

Трудовая книжка образца 1973 года (утверждена Постановлением № 656)

Трудовая книжка образца 1973 года (утверждена Постановлением № 656)

Обложка: Цвет: зеленый. Материал: заменитель кожи.

Цвет: голубой. Материал: картон.

Кому оформлялась: Рабочим и служащим.

Защитные знаки: Есть: на просвете по всей странице видны «косички» – змеевидно изогнутые линии.

Примечание: Бланки двуязычные: на русском языке и на языке республики. В ней больше страниц, чем в других трудовых книжках. На титульном листе – Герб РСФСР. Имеет серию и номер, три строки для внесения фамилии. На последней странице отметка «Гознак».

Совет
Тщательно проверяйте трудовые книжки и вкладыши к ним образца 1973 года голубого цвета с картонной обложкой, а также все бланки (как с зеленой, так и с голубой обложкой), которые были заведены в конце 1980-х годов и позднее. Среди них больше всего подделок.

Трудовая книжка колхозника образца 1975 года (утверждена Постановлением № 310)

Трудовая книжка колхозника образца 1975 года (утверждена Постановлением № 310)

Трудовая книжка колхозника образца 1975 года (утверждена Постановлением № 310)

Обложка: Цвет: зеленый.

Материал: заменитель кожи.

Кому оформлялась: Колхозникам.

Защитные знаки: Есть: на просвете по всей странице видны «косички» – змеевидно изогнутые линии.
Примечание: В ней указывались трудодни. Бланки были двуязычные: на русском и на языке республики. Продолжать записи в этой трудовой книжке не нужно. Заведите этому работнику новую трудовую.

Внимание!
Если трудовая книжка велась на языке союзной республики, записи должны были быть продублированы на русском.

Трудовая книжка образца 2003 года (утверждена Постановлением № 225)

Трудовая книжка образца 2003 года (утверждена Постановлением № 225)

Трудовая книжка образца 2003 года (утверждена Постановлением № 225)

Обложка: Цвет: серый.

Материал: заменитель кожи.

Кому оформляется: Всем сотрудникам, работающим в российских организациях.

Защитные знаки: Есть: светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка», специальный шов, исключающий возможность замены листов, водяные знаки в виде аббревиатуры «ТК».

Примечание: На титульном листе – герб России. Имеет серию и номер. На последней странице отметка «Гознак».

Внимание!
Постоянные представительства иностранных организаций в России также ведут трудовые книжки работников.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Валентина Митрофанова,
кандидат экономических наук, генеральный директор Института профессионального кадровика (Москва):

– Отмена трудовых книжек имеет для кадровика как свои плюсы, так и минусы. С одной стороны, его работа должна стать проще: не нужно будет закупать бланки этих документов, а также их учитывать, хранить, уничтожать, разбираться с тонкостями оформления. С другой стороны, может увеличиться количество других кадровых документов, которые будут подтверждать стаж сотрудника: справки, выписки из приказов и проч.

Екатерина Шестакова,
генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент» (Москва):

– Бланки трудовых книжек, за исключением образца 1938 года, имеют степени защиты от подделок. Сложность в определении поддельного бланка заключается в том, что в законе нет четких правил, по которым это можно было бы сделать.

Евгения Симакова,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Рекомендуем вам проверить, является ли бланк трудовой книжки вашего сотрудника подлинным по следующим признакам: он должна быть отпечатан в типографии, серия и номер должны соответствовать тем, что присваивались на момент его оформления, серия и номер внутри одной книжки должны совпадать на каждой странице, нумерация страниц должна быть последовательной.


1. Раздел II Приказа № 91.

2. Через распространителей (п. 3 Порядка, утвержденного Приказом № 117н).

3. Кроме формы трудовой книжки, утвержденной в 1938 году. Этот бланк не содержал степеней защиты, потому что его, как правило, не подделывали.

4 Раздел II Приказа № 91.

Опубликовано 23 января 2012 г.

Источник: Клерк.ру

 

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

---
Реклама

Новые бизнес-идеи

Реклама