Как принять на работу сотрудника: пошаговая инструкция

Расскажем, как принять на работу новых сотрудников, какие у них запросить документы.

Какие документы требовать у будущих сотрудников

При приеме на работу будущий сотрудник должен предъявить:

• паспорт или другой документ удостоверяющий личность. Например, малолетний сотрудник, который не достиг 14 лет, может показать свидетельство о рождении. А гражданин, постоянно проживающий за рубежом, вправе предъявить заграничный паспорт;
• трудовая книжка. Предоставлять ее не обязаны только совместители или те, кто впервые устраивается на работу, последним вы должны сами завести трудовую книжку;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС), если оно уже было получено на другой работе;
• документы воинского учета. Для военнообязанных – военный билет или временное удостоверение вместо него, а для призывников – приписное свидетельство;
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Он обязателен, если к специалисту, занимающему должность, предъявляются такие требования. Например, фармацевту для работы необходим действующий сертификат специалиста;
• справка о наличии или отсутствии судимости или уголовного преследования. Этот документ обязателен, только когда допускать осужденных и подозреваемых в преступлениях к работе нельзя. И это прямо установлено законами. Например, такое условие установлено для педагогов (ст. 331 ТК РФ).

Такой обязательный минимум документов, которые соискатель должен представить при приеме на работу, прописан в статье 65Трудового кодекса РФ.

Другие документы можно требовать, только если это прямо предусмотрено законодательством. Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ).

С представленных документов снимите копии и храните их, например, в личном деле сотрудника. Там же можете держать и трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие распоряжения, касающиеся сотрудника.

Можно ли нанять человека без паспорта

Если у гражданина нет паспорта, но он может представить какой-либо другой документ, удостоверяющий личность. Отказать ему в приеме на работу нельзя. Дело в том, что по общему правилу при устройстве на работу гражданин может представить либо паспорт, либо иной документ, удостоверяющий личность.

Например, на время оформления паспорта гражданину выдают временное удостоверение личности. Такой документ подойдет. Еще это может быть заграничный паспорт (для граждан, постоянно проживающих за границей) или удостоверение личности военнослужащего. А вот если будущий сотрудник не представит вообще никакого документа, удостоверяющего его личность, есть все основания не брать его на работу. Обосновать отказ можно тем, что претендент на работу не предъявил документы, предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса РФ.

Можно ли нанять человека без пенсионного свидетельства

Как принять на работу гражданина, который не предъявил страховое пенсионное свидетельство? Ответ зависит от того, по какой причине человек не представил СНИЛС. Если гражданин впервые устраивается на работу и никогда прежде не получал пенсионное свидетельство, то отказать в трудоустройстве нельзя. Оформить СНИЛС должен работодатель, то есть вам придется самим этим заняться.

Когда же соискатель не представляет СНИЛС или хотя бы его копию по какой-то другой причине, то формально вы вправе отказать в приеме на работу.

Какие документы должен предъявить несовершеннолетний

Помимо перечисленных документов подросток обязан передать вам справку о прохождении медосмотра. Несмотря на то, что в перечне обязательных документов эта бумага отсутствует, представить ее подросток должен – это прямо предусмотрено специальными нормами.

Так, медицинской справкой будущий сотрудник младше 18 лет подтвердит, что прошел обязательный осмотр у врача (обследование). Сделать это он должен согласно части 1статьи 266 и части 5 статьи 348.8 Трудового кодекса РФ. Без этого нанимать несовершеннолетнего попросту нельзя.

Должен ли будущий сотрудник предоставить ИНН

Свидетельство ИНН не упомянуто в статье 65 Трудового кодекса РФ как документ, необходимый при приеме на работу. Поэтому требовать его у сотрудника не нужно. Однако в некоторых случаях предъявить ИНН соискатель все же обязан. Например, такое требование распространяется на заключение служебного контракта с гражданским служащим.

Трудовой договор

Трудовой договор составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель. Типовой формы трудового договора нет, его составляют произвольно. Главное, чтобы в нем содержались обязательные сведения и условия, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Например, сведения о зарплате, должности, режиме рабочего времени и т. д.

Должность в трудовом договоре укажите так же, как и в штатном расписании. Принимать сотрудника на позицию, которая не предусмотрена в штатном расписании, нельзя.

Приказ о приеме на работу

Прием сотрудника на работу оформите приказом. Основанием для этого является трудовой договор. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Для людей, с которыми работодатель заключит гражданско-правовые договоры – подряда, возмездного оказания услуг и т. п., – приказы о приеме не нужны. Трудовое законодательство на них не распространяется. Подробнее о том, как оформить приказ о приеме на работу, читайте на нашем сайте.

Трудовая книжка и личная карточка

После того как руководитель прикажет включить в штат нового сотрудника, сделайте запись в трудовой книжке.

По просьбе сотрудника можно внести в трудовую книжку сведения о совместительстве. Сделайте это на основании документа, который подтвердит, что сотрудник работает где-то еще. Форма такого документа Трудовым кодексом РФ не определена. Это может быть справка, копия трудового договора или приказа о приеме на работу и т. п. Главное, чтобы в ней были необходимые сведения.

После того как вы заполнили трудовую книжку, оформите личную карточку. Все работодатели обязаны вести учет трудовых книжек. Для этого используют специальные книги.

Сведения о трудоустройстве бывших госслужащих

Когда нанимаете бывшего госслужащего, сообщите об этом на его последнее место службы. Сделать это необходимо в 10-дневный срок с момента подписания с ним трудового договора. Правда, поступать так нужно не всегда. Дело в том, что сообщать о трудоустройстве бывшего госслужащего нужно только при одновременном выполнении следующих условий:

• с момента увольнения человека с государственной или муниципальной службы прошло менее двух лет;
• сотрудник занимал должность, которая включена нормативными документами в специальный перечень. Для федеральных государственных служащих такой перечень утвержден указом Президента от 18.05.2009 № 557. Для государственных служащих субъектов РФ (муниципальных служащих) соответствующие перечни должны разработать органы государственной власти субъектов РФ (органы местного самоуправления).

Эти сведения выясните у самого бывшего госслужащего. Он обязан информировать работодателей об этом в течение двух лет после увольнения с госслужбы. Работодателя, который не сообщит о найме бывшего госслужащего или сделает это несвоевременно, оштрафуют. За такое правонарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

• от 2000 до 4000 руб. – для граждан;
• от 20 000 до 50 000 руб. – для должностных лиц, например, руководителя;
• от 100 000 до 500 000 руб. – для организации.

Это предусмотрено статьей 19.29 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для того чтобы передать сведения на место, где сотрудник раньше служил, напишите письмо. Составьте его в произвольной форме. В письме обязательно укажите:

• фамилию, имя и отчество гражданина. Если после увольнения с госслужбы эти сведения менялись, указать надо те, что действовали на момент прекращения службы;
• дату и место рождения бывшего госслужащего;
• должность, которую замещал на службе человек;
• полное и сокращенное наименование вашей организации;
• дату и номер приказа, распоряжения о зачислении сотрудника в штат;
• дату заключения трудового договора. Если он срочный, укажите также период, на который трудовой договор заключен;
• должность, на которую приняли сотрудника, и подразделение, где он работает.

Источник