Не было печали, пока кассу вести не заставляли
Не было печали, пока кассу вести не заставляли |
|
Еще в прошлом году у предпринимателей забрезжила надежда на то, что им не придется соблюдать кассовую дисциплину аналогично организациям.
Таким образом с 1 января 2012 года индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций, определенный Положением, в том числе:
Еще одним важным моментом является то, что с этого года банки больше не будут досаждать своими проверками бизнесменам. Однако радоваться по этому поводу рано. Теперь контролировать работу с денежной наличностью и проверять лимит остатка в кассе будут налоговики. В этой связи даже были утверждены для них новые административные регламенты (приказы Минфина России от 17 октября 2011 г. № 132н и № 133н):
Как известно, налоговики и раньше проверяли ККТ у предпринимателей. А вот теперь они еще станут следить за полнотой учета выручки.
Интересно ФНС России обращает внимание, что приоритетное внимание в ходе контроля за применением ККТ и полноты учета выручки необходимо уделять предпринимателям, которые не применяют систему налогообложения в виде ЕНВД.
Чем же это грозит бизнесу? Прежде всего усилением контроля. Ведь раньше проверками занимались банки. И это было не их основной функцией, в связи с чем иногда проверки проводились достаточно формально. Ну а налоговые инспекторы к этой новой форме контроля будут относиться куда более серьезно, поскольку в конце квартала им придется отчитаться по этому показателю. Таким образом, предпринимателям надо быть готовыми к возможному визиту налоговиков. Количество проверок никак не ограничивается, значит, контролеры могут приходить хоть раз в месяц, и это не будет нарушением прав предпринимателя. Что же, если нельзя себя оградить от проверки, то к ней можно хорошо и правильно подготовиться. А для этого попробуем разобраться во всех тонкостях работы с денежной наличностью у предпринимателей. Лимит кассыПожалуй, самым значительным нововведением стало то, что отныне лимит остатка по кассе будет рассчитывать и утверждать не банк, а сам предприниматель. Чтобы правильно организовать работу по ведению кассовых операций, в первую очередь бизнесменам надо установить лимит остатка по кассе. Порядок расчета лимита кассы описан в приложении к Положению. Там же приведены формулы, по которым он рассчитывается. Лимит по кассе устанавливается отдельным распорядительным документом. Это может быть приказ руководителя или распоряжение. При этом сообщать в обслуживающий банк об установленном лимите и согласовывать его теперь не требуется.
Важно Если не установить лимит, то он автоматически равен нулю. А это значит, что к концу рабочего дня в кассе не должно оставаться наличных денег.
Не секрет, что многие предприниматели на ЕНВД не имеют кассовых аппаратов, поскольку это им позволяет действующее законодательство. Хотя при этом они все равно должны выдавать документ клиентам, свидетельствующий о принятии денежных средств. Так вот наличие либо отсутствие кассового аппарата никак не влияет на необходимость установить лимит кассы. То есть сделать это должны абсолютно все предприниматели. При этом значение имеет то, что его определяют не наобум, а согласно специальному порядку. По новому порядку рассчитать предельную сумму остатка в кассе можно двумя основными способами:
Понятно, что для только начавших заниматься предпринимательской деятельностью людей невозможно узнать объем поступления или выдачи из кассы. Для них используется специальный показатель — ожидаемый объем поступления (выдачи) наличных денег. Расчет по поступлениямРассчитывать лимит по объему поступлений наличных денег за проданные товары надо по формуле: L = V : P x Nc, где L - лимит остатка наличных денег в рублях; V - поступление наличных денег за проданные товары (работы, услуги) за расчетный период в рублях; Р - расчетный период (раб. дни). Компания определяет его с учетом особенностей своего бизнеса, но не более 92 рабочих дней. При выборе расчетного периода предприниматели могут учитывать некоторые особенности условий ведения своего бизнеса. К ним, в частности, относятся пиковые объемы поступлений налички (обычно это предпраздничные периоды или сезонность), а также динамика поступлений за прошлые периоды; Nc - период времени между днями сдачи в банк поступившей наличности (раб. дни), но не более семи рабочих дней. Если в населенном пункте, где бизнесмен ведет свою деятельность, нет банка, - не более 14 рабочих дней. В крайнем случае этот период можно установить постфактум, например, в случае каких-либо форс-мажорных обстоятельств. Определять значение этого показателя довольно просто. Например, если предприниматель сдает деньги в банк один раз за пять дней, то и значение показателя будет равно пяти. При этом тоже можно учитывать некоторые особенности:
Как уже отмечалось, вновь зарегистрированные предприниматели могут в расчете использовать не объем поступлений за ранее проданные товары, а ожидаемый объем. То есть можно рассчитать лимит, основываясь на своих личных предположениях. Но все же в этом вопросе посоветуем брать цифры не «с потолка», а, например, за основу можно взять объем выручки по аналогичным предпринимателям. Это, конечно, не дает стопроцентной гарантии, что при проверке налоговики не усомнятся в правильном расчете лимита. Но это существенно сможет снизить вероятность того, что вас заставят пересмотреть размер ограничения и соответственно избежать штрафов.
Нужно знать За нарушение кассовой дисциплины индивидуальных предпринимателей могут привлечь к ответственности в виде штрафа в размере от 4000 до 5000 тысяч рублей.
Отметим, что в Положении указывается лишь максимальная длительность расчетного периода - 92 рабочих дня. Этот период не обязательно должен непосредственно предшествовать тому, на который устанавливается лимит. То есть можно взять расчетный период, в который поступления наличных денег были максимальными, и исходить из него. Также обратите внимание на то, что предприниматели самостоятельно решают, как часто они будут сдавать выручку в банк. А вот накопленные между сдачами в банк деньги не должны превышать лимит. Если же, к примеру, деньги сдаются в банк каждые пять дней, а за три дня их скопилось достаточно много и есть вероятность, что лимит будет превышен, то лучше деньги сдать пораньше. Ведь запрета на это не существует. Срок действия лимита в Положении не установлен. Однако лучше следить за изменениями выручки в разные периоды, а при необходимости ограничение можно и пересмотреть. Тем более что Положением это не запрещено, так что пересчитывать его можно хоть каждый месяц. А как поступить бизнесмену, когда выручка превысит лимит в выходной день? Ведь в банк ее сдать не получится. В этом случае сверхлимитную наличность необходимо сдать в банк в первый же рабочий день после выходного или праздничного дня.
Расчет по выдачеЛимит можно рассчитать исходя из объема выданных денежных средств. Это возможно в ситуации, когда поступления в кассу денег отсутствуют. При этом вновь зарегистрированные предприниматели также могут использовать в расчете объем ожидаемой выдачи из кассы. Но тут надо учитывать, что зарезервированные деньги на выплату зарплаты не учитываются в расчете. Таким образом, получается, что «новички» бизнеса могут свободно выбирать между разными методами расчета, ведь у них еще не было ни поступлений в кассу, ни выдачи денег. А вот опытные бизнесмены могут использовать метод расчета по выдаче только при отсутствии поступлений. Итак, формула, по которой рассчитывается лимит данным способом, аналогична той, которая применяется при расчете по поступлениям. Только вместо показателя объема поступлений используется размер выдачи за определенный период (показатель R). А вместо периода времени между сдачей наличности в банк, наоборот, используется период между обращениями в банк за выдачей денег по чеку (показатель Nn). Следовательно, формула будет выглядеть следующим образом: L = R : P x Nn В этой формуле к показателям рассчетный период (Р) и период обращения в банк за деньгами (Nn) предъявляются те же требования, что и при методе по поступлениям. То есть предельные сроки могут составлять 92 рабочих дня и 7 (14) рабочих дней соответственно. Отметим, что обычно периодичность выплаты наличности по чеку из банка предприниматели с банками заранее не обговаривают. Чаще снятие денег происходит по мере необходимости. Скорее в связи с этим в Положении установили максимальный период времени между обращениями в банк для расчета лимита — 7 дней.
Ведение кассовых операцийКак и в организациях, у индивидуальных предпринимателей кассовые операции ведутся кассиром. При этом нужно установить его должностные права и обязанности, с которыми ознакомить его под роспись. Также обычно с кассирами заключают договор о материальной ответственности. А вот когда кассиров несколько, то один из них назначается старшим. Хотя во многих случаях предприниматели сами себе и кассиры, и руководители. Так что все кассовые операции может выполнять и сам бизнесмен. Все кассовые операции должны оформляться приходными (форма 0310001) и расходными (форма 0310002) кассовыми ордерами. Предпринимателю необходимо обеспечить сохранность этих документов в течение пяти лет. Отметим, что все кассовые операции можно проводить с применением программно-технических комплексов, другими словами, на компьютере в специальных программах. Все кассовые документы оформляются:
В указанных ордерах указывается основание их составления и перечисляются подтверждающие операции документы. Ими могут быть, например, расчетно-платежные ведомости, заявления от работников, счета но оплату и др. «Приходник» может подписать главный бухгалтер или просто бухгалтер, а «расходник» обязательно еще должен подписать и сам предприниматель. А когда такие лица, как главбух или обычный бухгалтер, отсутствуют, то достаточно будет подписи предпринимателя и кассира. Если кассовые документы ведутся на компьютере, то они должны быть распечатаны на бумаге. При ведении кассовой книги (форма 031004) и книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) в электронном виде необходимо обеспечить сохранность содержащихся в них данных и исключить возможность несанкционированного их изменения. Листы в книгах нумеруются автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года. В конце каждого рабочего дня кассовая книга распечатывается в двух экземплярах. Книгу учета можно распечатать в одном экземпляре. Распечатанные листы обеих книг складываются в хронологической последовательности и брошюруются по мере необходимости не реже одного раза в год. Но для удобства мы бы посоветовали делать подшивку раз в квартал. Если же кассовые документы оформляются на бумаге, то еще до начала их ведения необходимо пронумеровать все страницы и собрать в брошюру. Надпись о количестве листов заверяется подписью предпринимателя и главного бухгалтера, а при отсутствии главбуха — только предпринимателем и скрепляется печатью. Контроль за ведением книг осуществляет главный бухгалтер или сам предприниматель. Записи в кассовой книге должны быть по каждому приходному или расходному ордеру, которые оформляются на полученные (выданные) наличные деньги. Кассир сверяет данные этой книги с указанными в кассовых документах суммами. Затем в конце каждого рабочего дня выводит в кассовой книге остаток и делает заверительную подпись. Записи кассира в книге с данными документов сверяет главбух или сам бизнесмен. Если же в течение рабочего дня кассовые операции вообще не проводились и в кассовой книге записей нет, то остатком наличных денег на конец дня считается сумма, выведенная в последний рабочий день, когда велись кассовые операции. Ее нужно просто продублировать. Прием наличности в кассуОперации по приему наличных денег в кассу, независимо от клиентов, работников предпринимателя или его самого, оформляются приходным кассовым ордером. При его получении кассир должен проверить наличие необходимых подписей. Далее необходимо проверить соответствие сумм, указанных цифрами и продублированных прописью. Также надо проследить, чтобы имелись подтверждающие документы, перечисленные в приходном ордере. После этого кассир пересчитывает принимаемые деньги таким образом, чтобы человек, внесший деньги, смог наблюдать за этим процессом. Если все в порядке, то кассир подписывает документ и квитанцию к нему, а также проставляет оттиск штампа, подтверждающий проведение кассовой операции. При этом квитанция к «приходнику» выдается на руки внесшему деньги в кассу. А вот если вносимая сумма не соответствует указанной в ордере, то излишки выдаются обратно. Если есть факт недостачи, то возвращаются все деньги. Приходный ордер в этом случае перечеркивается и составляется новый на соответствующую сумму.
Важно Вносить исправления в кассовые документы не допускается.
Чаще всего кассовые операции ведутся с применением ККТ. В этом случае в конце рабочего дня на основании показаний кассовой ленты ККТ оформляется единый приходный кассовый ордер на общую сумму принятой налички. При этом кассовая лента прикладывается к ордеру. Возврат денег, выданных в подотчет, также оформляется приходным ордером. Выдача денег из кассыРасходные операции по кассе оформляются расходными кассовыми ордерами. Для выплат зарплаты и других аналогичных сумм могут также оформляться расчетно-платежные ведомости (форма 0301009) и платежные ведомости (форма 0301011). Кассир выдает деньги лицу, указанному в расходнике, при предъявлении им паспорта или доверенности. При этом надо проверить все подписи, а также сверить указанные денежные суммы. Кроме этого, надо проверить наличие документов, указанных в расходном ордере, и Ф.И.О. получателя денег. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру получатель указывает сумму прописью (копейки указываются цифрами) и подписывает его. Получатель денег должен пересчитать их под наблюдением кассира, в противном случае претензии по сумме не принимаются. После выдачи денег кассир подписывает расходник. Для выдачи денег работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Он должен содержать надпись предпринимателя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются. Также должна быть подпись бизнесмена и дата. Отчитаться подотчетное лицо должно в течение трех дней после истечения срока, на который выданы деньги. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. После этого авансовый отчет проверяют и, если все в порядке, предприниматель утверждает его. В подотчет вместо банкаНовое Положение устанавливает сдавать излишки наличности на расчетный счет в банк. Но, с другой стороны, Положение не обязывает предпринимателей открывать расчетный счет. Ведь некоторым предпринимателям он вовсе не нужен, тем более за обслуживание в банке надо платить. Логично, что у таких предпринимателей возникает вопрос: что делать со сверхлимитными деньгами и куда их «спрятать»? Самый простой и быстрый вариант решить эту проблему — взять эти деньги в подотчет. Ведь цели, на которые может выдаваться подотчетная сумма, в Положении не оговорены. В документе приведена общая формулировка: «расходы, связанные с осуществлением деятельности». Следовательно, ограничений практически нет. Единственным препятствием является то, что в подотчет деньги можно выдать только в том случае, если полностью погашена задолженности по ранее полученной сумме. Предложенный вариант, конечно, не решает полностью проблему, зато поможет выиграть время, чтобы вы смогли пересмотреть размер лимита в большую сторону. Только помните, что переусердствовать в этом деле может оказаться вредно. Ведь налоговики непременно попросят обосновать столь большой размер лимита. Заполнение кассовых документовПоявление у предпринимателей с начала этого года обязанности оформлять все кассовые операции ордерами и вести книги учета несомненно не облегчило им жизнь. Тем более, многие бизнесмены и понятия не имеют как заполняются все эти бумаги и даже как они выглядят. В связи с этим мы решили на примере продемонстрировать порядок их заполнения. Пример заполнения приходного кассового ордера Пример заполнения расходного кассового ордера Пример заполнения приходных и расходных кассовых документов Пример заполнения кассовой книги Источник: Практическая бухгалтерия |
Но не успели бизнесмены порадоваться, как вышло в свет «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утв. Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П)(далее - Положение).