Чтобы ускорить документооборот, некоторые компании вводят несколько печатей для разных видов документов и структурных подразделений. Например, печати «Для договоров», «Бухгалтерия», «Отдел кадров», «Канцелярия» и прочие. Однако согласно
письму Минфина России от 18.11.11 № 03-02-07/1-397, подготовленном с участием ФНС России, такие печати имеют узкое функциональное значение и не могут быть использованы для заверения налоговой и бухгалтерской отчетности.
Федеральный закон от 26.12.95 № 208-ФЗ обязывает акционерные общества иметь круглую печать, содержащую полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения организации. При этом данный закон никак не ограничивает количество экземпляров печати общества. Только эту печать, как поясняют авторы письма, компания должна использовать для заверения подписи руководителя на налоговых декларациях.
Что касается печатей структурных подразделений (бухгалтерии, отдела кадров, канцелярии) или иных (для удостоверений, для справок, треугольные печати) печатей, то порядок их использования компания определяет сама с учетом специфики своей работы. Ни Налоговый кодекс, ни другие нормативные акты, в том числе приказы, утвердившие формы и порядок заполнения налоговых деклараций, не предусматривают возможности заверять подлинность подписи руководителя организации в декларациях (расчетах) при помощи печати структурного подразделения. То же самое касается и бухгалтерской отчетности: если в документах
бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности предусмотрена печать организации, то эта должна быть именно печать организации, а не структурного подразделения.
