Командировочные расходы сотрудника можно учесть при налогообложении прибыли, даже если они оплачены банковской картой другого лица

По закону работодатель обязан компенсировать командированному сотруднику расходы на проживание в месте командировки. Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ. При налогообложении прибыли сумма компенсации командировочных расходов учитывается на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в составе прочих расходов.

Командировочные расходы, как и любые другие, должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. В частности, необходимо документальное подтверждение затрат. Таким подтверждением для командировочных расходов будут авансовый отчет работника и другие документы, в том числе счет из гостиницы. Из документов должно быть видно, что затраты на проживание понес командированный сотрудник.

Если он расплачивается за проживание своей банковской картой, то к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием этой карты, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Если же деньги за проживание списываются с банковской карты другого человека, то необходимо иметь подтверждение того, что командированный работник вернул этому человеку денежные средства. Например, это может быть расписка о возврате средств. В таком случае условие о том, что расходы понес командированный сотрудник, будет выполнено. А значит, компания сможет списать на расходы сумму компенсации за проживание такого сотрудника.