Командировочные расходы: как учесть затраты на проживание 

Продолжаем публиковать цикл статей, посвященных учету командировочных расходов. В первой статье Альбина Островская, ведущий консультант ООО «Консалтинговая группа «Таксоптима» рассказала о спорных ситуациях, связанных с учетом расходов на проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно. В новой статье речь пойдет о расходах на наем жилого помещения для командированного сотрудника.

Какие документы понадобятся

Помимо расходов на проезд командированного сотрудника организация несет расходы на оплату услуг гостиницы, в которой он проживает во время командировки. Чтобы компания могла учесть расходы на проживание работника при расчете налога на прибыль, работник должен получить от гостиницы документ, подтверждающий данные расходы. Какой это должен быть документ?

Раньше гостиницы могли использовать бланк строгой отчетности «Счет» по форме № 3-Г. Он служил документом, подтверждающим как оплату услуг гостиницы, так и факт проживания в ней. Однако в настоящее время данный бланк применять нельзя. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — постановление № 359) эта форма, как и другие старые БСО, прекратила действовать с 1 декабря 2008 года.

Тем не менее, некоторые гостиницы продолжают выписывать счета по форме № 3-Г. Может ли такой документ служить основанием для включения в расходы стоимости проживания? Ответ чиновников однозначный: нет, не может (письма Минфина России от 07.08.09 № 03-01-15/8-400 и от 18.08.10 № 03-03-06/1/556). Ссылаясь на постановление № 359, специалисты Минфина отмечают: гостиницы могут использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности. В нем обязательно должны быть реквизиты, указанные в пункте 3 Положения*, утвержденного постановлением № 359. При этом, добавляют чиновники, утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется. Если же гостиница применяет контрольно-кассовую технику, то в качестве документа, подтверждающего оплату ее услуг, она выдаст кассовый чек.

Обратите внимание. Если командированный сотрудник оплачивает услуги гостиницы с помощью кредитной карты, то для учета расходов недостаточно будет иметь только справку о произведенной трансакции, выданную гостиницей (письмо Минфина России от 16.10.09 № 03-03-06/1/666). Основным документом, подтверждающим оплату услуг проживания, в этом случае также будут разработанный гостиницей БСО либо кассовый чек.

Что касается вычета НДС, то сумму этого налога, указанную в счете гостиницы, компания сможет принять к вычету. Чиновники утверждают, что применить вычет можно только в том случае, если счет гостиницы оформлен на бланке строгой отчетности, а сумма НДС выделена отдельной строкой (письма Минфина России от 21.12.07 № 03-07-11/638 и от 23.12.09 № 03-07-11/323).

Некоторые организации во избежание претензий со стороны налоговиков предпочитают расплачиваться с гостиницами не через командированное лицо, а напрямую. То есть переводят деньги безналичным путем. В этом случае гостиница, являющаяся плательщиком НДС, выпишет акт оказанных услуг, а также счет-фактуру. На основании акта компания учтет расходы на проживание командированного сотрудника.

Если сотрудник остановился в номере «люкс»

Расходы на проживание командированных сотрудников в номерах повышенной комфортности могут привлечь повышенное внимание налоговиков. В этом случае минимизировать налоговые риски позволит соответствующая запись в коллективном договоре или в положении о командировках. Например, там может быть сказано, что рядовые сотрудники компании обязаны пользоваться стандартными номерами гостиниц, а руководящий состав может проживать в номерах класса «люкс», «полулюкс».

Хотелось бы отметить, что в судебной практике есть случай, когда организации удалось отстоять расходы за проживание одного командированного лица в двух гостиничных номерах (постановление ФАС Московского округа от 05.03.09 № КА-А40/935-09). Организация пояснила, что второй номер использовался командированным сотрудником (заместителем генерального директора) для ведения переговоров с представителями заказчика, субподрядчиков. Как известно, расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, списываются на основании пункта 12 статьи 264 НК РФ. При этом Налоговый кодекс не содержит никаких ограничений в отношении помещений, в которых может проживать командированный сотрудник. Суд согласился с таким подходом.

В счете за гостиницу указана стоимость питания

Почти в каждой гостинице есть кафе или ресторан, и постояльцам может быть предложен завтрак. Если стоимость питания выделена в счете гостиницы отдельно, то затраты на оплату питания организация не сможет включить в расходы на проживание. Объясняется это тем, что стоимость еды возмещается за счет суточных. Более того, с этой суммы необходимо будет заплатить НДФЛ. Об этом сказано в письме Минфина России от 14.10.09 № 03-04-06-01/263. Чиновники пояснили, что оплата питания в гостинице не является компенсацией расходов по найму жилого помещения, поэтому она должна облагаться НДФЛ. В письме рассмотрена следующая ситуация. В организации была установлена норма суточных. Но если в гостинице командированному работнику предоставлялось одноразового питания, организация выплачивала суточные не в полной сумме (по норме), а в размере 75 процентов от нормы. По сути, организация частично компенсировала расходы на питание за счет суточных. Но финансисты этот факт не приняли во внимание.

Такой же вывод чиновники сделали в отношении ЕСН. Учитывая, что в настоящий момент вместо ЕСН платятся страховые взносы, не исключено, что проверяющие воспользуются подобным подходом и в отношении взносов.

В этой связи можно упомянуть письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19. В нем чиновники ответили на вопрос о том, надо ли облагать страховыми взносами стоимость услуг гостиницы, если цена номера за сутки включает стоимость завтрака и это подтверждается данными прайс-листа гостиницы. По мнению специалистов министерства, в этом случае начислять страховые взносы не надо. Заметьте, что в такой ситуации в счете обычно завтрак не упомянут, либо упомянут, но не приводится его отдельная стоимость. Можно предположить, что в иной ситуации (когда в цену номера не включается стоимость завтрака, а проживающим эта услуга предлагается за отдельную плату), чиновники высказались бы иначе.

Вообще, упоминание в гостиничном счете о питание, даже без указания стоимости, может стать поводом для предъявления претензий при налоговых проверках. На практике известны случаи, когда налоговики «исчисляли» стоимость питания расчетным путем и облагали ее НДФЛ. Например, так было в споре, по которому ФАС Северо-Западного округа вынес постановление от 14.03.08 № А56-17471/2007. К счастью, суд не поддержал контролеров.

Гостиничный счет отсутствует

Рассмотрим следующую ситуацию: командированный работник не приложил гостиничный счет к авансовому отчету, но компания все равно выплатила ему определенную сумму на проживание. Например, такая ситуация возможна, если потеряны документы, подтверждающие оплату услуг гостиницы. Либо командированный сотрудник во время служебной поездки проживал у родственников или знакомых. Очевидно, что выплаченную сотруднику сумму компания не сможет отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Ведь у нее не будет документов, подтверждающих расходы.

Но должна ли организация начислить и удержать с этой суммы НДФЛ? Ответ на этот вопрос дан в пункте 3 статьи 217 НК РФ. В данной норме сказано: если налогоплательщик не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилья, суммы такой оплаты освобождаются от НДФЛ, но в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Разъяснение по поводу уплаты в данной ситуации страховых взносов содержится в письме Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19. По мнению чиновников, не подтвержденные документально расходы по найму жилого помещения в командировке нужно включать в базу для начисления страховых взносов.
 
* «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».