Бесплатные обеды для сотрудников: нюансы налогового и бухгалтерского учета

Обеды предусмотрены трудовыми и коллективными договорами

Если в трудовом или коллективном договоре четко сказано, что компания должна обеспечить работника бесплатным питанием, то обеды представляют собой составную часть заработной платы. Тогда стоимость еды можно учитывать при налогообложении прибыли как расходы на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ).

Как и в случае с обычной «денежной» зарплатой, работодатель должен начислить страховые взносы в фонды, в том числе на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве. Кроме того, со стоимости питания нужно удержать НДФЛ. Для этого необходимо собрать сведения, сколько обедов в данном месяце пришлось на каждого из работников. Чаще всего персонифицированный учет организуют при помощи талонов, которые раздают работникам, а те впоследствии меняют их на обеды.

Налогооблагаемая база по НДС не возникает, поскольку раздача обедов происходит в рамках трудовых, а не гражданско-правовых договоров. Как следствие, реализации здесь нет, и налог на добавленную стоимость начислять не нужно. Правда, инспекторы зачастую утверждают обратное, но арбитражная практика складывается в пользу организаций (см., например, определение ВАС РФ от 03.03.09 № 1699/09 и постановление ФАС Уральского округа от 05.08.09 № А50-20596/2008).

А как поступить с «входным» НДС, то есть с тем налогом, который поставщик обедов выделил в своем счете-фактуре? Принять его к вычету нельзя, ведь готовые блюда приобретены не для дальнейшей перепродажи и не для участия в облагаемых НДС операциях. Значит, налог следует учесть в стоимости питания.

Пример 1
 

Предприятие общепита поставляет в офис компании «ИКС» горячую еду для работников (выдача горячего питания предусмотрена в коллективном договоре). Согласно накладным и счету-фактуре в апреле 2011 года было получено обедов на общую сумму 472 000 руб. (в т.ч. НДС 18% — 72 000 руб.). Бухгалтер организации «ИКС» создал проводки:

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 60
 – 472 000 руб. — стоимость питания, полученного от поставщика, отражена как заработная плата;
ДЕБЕТ 20    КРЕДИТ 70
 – 472 000 руб. — стоимость питания включена в состав затрат на основное производство;

Учитывая, что страховой тариф по взносам «на травматизм» для компании «ИКС» установлен в размере 0,2%, бухгалтер сделал начисления:

ДЕБЕТ 20    КРЕДИТ 69
 – 944 руб.(472 000 руб. х 0,2%) — начислены взносы на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
ДЕБЕТ 20    КРЕДИТ 69
 – 160 480 руб. (472 000 руб. х 34%) — начислены взносы в ПФР, ФОМС и ФСС;
ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 68
 – 61 360 руб.(472 000 руб. х 13%) — начислен НДФЛ со стоимости обедов.

Обратите внимание: по дебету счета 70 значится сумма, равная налогу на доходы физлиц (61 360 руб.). Данный остаток будет списан, когда предприятие «ИКС» удержит НДФЛ из «денежной» части зарплаты работников.

Обеды не упоминаются в трудовых и коллективных договорах

В некоторых организациях обязанность работодателя кормить сотрудников не предусмотрена ни коллективным договором, ни трудовыми соглашениями. Но руководство по своей инициативе все же организует доставку горячей еды для персонала. В таком случае единственный внутренний нормативный документ, посвященный обедам — это приказ директора.

В такой ситуации стоимость питания нельзя включать в расходы (подп. 25 ст. 270 НК РФ). Получается, что обеды оплачены за счет прибыли, остающейся в распоряжении компании. Это приводит к необходимости начислить НДС. Логика такая: раз обеды не являются составной частью заработной платы, то передача их работникам — это переход права собственности на безвозмездной основе. А он признается реализацией на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ. При этом «входной» налог, выделенный в счете-фактуре поставщика, можно принять к вычету.

Начисление НДФЛ зависит от того, организован ли персонифицированный учет обедов. Если есть информация, сколько порций досталось тому или иному сотруднику, то соответствующую сумму нужно включить в его облагаемый налогом доход.
Страховые взносы (в том числе на «травматизм») также придется заплатить. Ведь в части 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ говорится, что объектом обложения для взносов признаются выплаты и вознаграждения в рамках трудовых отношений.

Аналогичная формулировка дана и в отношении взносов на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве (п. 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Офисные обеды вполне подходят под такое определение, даже если они не упомянуты в трудовых договорах. Подобную точку зрения высказывают и чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от 23.03.10 № 647-19).

Но в случае, когда персонифицированный учет еды отсутствует, ни взносы, ни НДФЛ начислять не нужно. Никаких штрафов тут не будет, поскольку определить облагаемую базу попросту невозможно. К слову, по этой причине многие компании, раздающие обеды не по требованию трудовых и коллективных договоров, намеренно отказываются от учета порций по сотрудникам.

Пример 2
 

Горячее питание для работников компании «Омега» не предусмотрено ни в коллективном, ни в трудовых договорах. Однако по приказу руководителя обеды ежедневно доставляются в офис. Учет порций по каждому из сотрудников не ведется. Согласно первичным документам в апреле 2011 года было получено обедов на общую сумму 472 000 руб. (в т.ч. НДС 18% — 72 000 руб.). Бухгалтер «Омеги» создал проводки:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли»    КРЕДИТ 60
 – 400 000 руб.(472 000 – 72 000) — стоимость питания списана на расходы;
ДЕБЕТ 19    КРЕДИТ 60
 – 72 000 руб. — отражен «входной» НДС со стоимости обедов;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли»    КРЕДИТ 68
 – 72 000 руб. — начислен НДС со стоимости обедов, переданных сотрудникам;
ДЕБЕТ 68    КРЕДИТ 19
 – 72 000 руб. — принят к вычету «входной» НДС со стоимости обедов;

Поскольку в бухучете расходы сформированы, а в налоговом учете – нет, надо создать дополнительную проводку:

ДЕБЕТ 99    КРЕДИТ 68
94 400 руб.((400 000 руб. + 72 000 руб.) х 20%) — показано постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Обеды предусмотрены в договоре, но персонифицированный учет порций не организован

Случается, что обязанность по обеспечению работников питанием предусмотрена в договоре (трудовом или коллективном), но учет по сотрудникам отсутствует. С точки зрения налогового и бухгалтерского учета такой вариант не отличается от ситуации, когда обеды не прописаны в договоре. Объяснение простое: приравнять обеды к зарплате не удастся, так как невозможно указать фамилию, имя и отчество получателя.

Следовательно, отнести стоимость питания к расходам на заработную плату нельзя. Другими словами, еда оплачена из средств, оставшихся после налогообложения прибыли, а это влечет за собой начисление и вычет НДС. Единственное, о чем не может идти речи — это о взносах и НДФЛ.

Работодатель заменяет питание денежной компенсацией

Для налогообложения и уплаты взносов не важно, в какой форме организация обеспечивает питание работников: представляет еду или оплачивает обеды в столовой. Это значит, что при денежной компенсации, как и в случае раздачи готовых блюд, самое главное — это выяснить, прописаны ли обеды в трудовых или коллективных договорах.

Если ответ положительный, то возмещение стоимости еды приравнивается к зарплате, и компенсацию можно включить в затраты. НДС начислять не нужно, что подтверждает и Минфин России (см. письмо от 02.09.10 № 03-07-11/376). Платежи во внебюджетные фонды и налог на доходы необходимо платить по тем же основаниям, что и при доставке еды в офис.

Если ответ отрицательный, то есть питание упомянуто лишь в приказе директора, то компенсация не будет уменьшать налогооблагаемую прибыль. При этом следует начислить НДС и принять «входной» налог к вычету. Страховые взносы и НДФЛ нужно платить только когда деньги переводятся или выдаются на руки работникам. Если же работодатель перечисляет средства на счет столовой, и пофамильный учет обедающих не организован, то база по взносам и налогу на доходы физлиц не возникает.

На практике очень распространен вариант частичной компенсации, когда компания оплачивает за сотрудника не полную стоимость обеда, а лишь его часть. В этой ситуации учитывать частичную компенсацию надо точно так же, как и полную. Есть примеры, когда инспекторы объявляли частичное возмещение реализацией и доначисляли НДС. Так, одно столичное предприятие раздавало сотрудникам специальные карты, которые те оставляли в буфете, а взамен получали 40-процентную скидку на блюда. Затем служащие буфета возвращали работодателю карты, а тот компенсировал скидку из собственных средств. Судьи подчеркнули: питание реализовывал буфет, а не работодатель, поэтому последний не должен платить НДС с суммы возмещения (постановление ФАС Московского округа от 11.11.10 № КА-А40/13771-10).