Специалисты из Министерства труда и социальной защиты рассмотрели ряд вопросов о том, каким образом нужно оформить документы по командировке (письмо Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291). Чиновники рассказали, о сложных ситуациях с заполнением и проставлением отметок в бланке командировочного удостоверения, о заполнении табеля рабочего времени, высказались об оформлении однодневных командировок и т. д. Ведущий эксперт «Бухгалтерии Онлайн» Елена Маврицкая изучила ответы чиновников и дополнила их собственными комментариями. В итоге получилась статья, которая в равной степени будет полезна и кадровикам, и бухгалтерам.
Бланк командировочного удостоверения
При направлении в служебную поездку работодатель обязан выписать командировочное удостоверение. Об этом говорится в пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение о командировках).
Существует унифицированная форма командировочного удостоверения № Т-10*. Но в этом бланке не учтены некоторые детали. В частности, в «шапке» предусмотрено только одно место назначения, тогда как на практике в рамках одной командировки работник может посетить сразу несколько организаций. Как быть в такой ситуации?
Из комментируемого письма можно сделать вывод, что допустимо разработать собственную форму командировочного удостоверения, удобную для компании. Например, добавить строки для второго, третьего и так далее мест назначения. Это стало возможно благодаря новому Федеральному закону от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который в общем случае разрешает отказаться от унифицированных бланков. Исключение составляют только те унифицированные формы, которые необходимо применять на основании иных законов (подробнее см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). Но к командировочному удостоверению это не относится, ведь ни один закон не предписывает использовать именно форму № Т-10.
Отметки в командировочном удостоверении
В бланке командировочного удостоверения есть поля для отметок о дате приезда в пункт назначения и о дате выезда. Эти отметки заверяются подписями должностных лиц и печатью организации, в которую ездил сотрудник. И именно эти отметки подтверждают, что человек действительно находился там, куда его направили, и служат основанием для списания расходов по командировке.
Однако возможность проставить отметки есть не всегда. Например, если работник посетил другой город, чтобы сделать закупки в магазине, то поставить печать и подпись попросту некому. Означает ли это, что факт командировки не подтвержден, и затраты списать нельзя?
Нет, отсутствие отметок на командировочном удостоверении не лишает работодателя права признать в налоговом учете расходы по командировке. Но для этого понадобятся другие документы. В их числе приказ (распоряжение) о направлении в командировку, служебное задание и отчет о его выполнении, проездные документы, а также гостиничные счета. Подобные выводы два года назад сделал Минфин России в письме от 16.08.11 № 03-03-06/3/7.
Теперь позицию финансового ведомства поддержали и специалисты из Минтруда. Они сослались на письмо Минфина № 03-03-06/3/7 и добавили, что приведенный в нем перечень документов нужно закрепить внутренним локальным актом организации.
Табель учета рабочего времени
Авторы комментируемого письма разъяснили, что следует указывать в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и № Т-13), если сотрудник находится в служебной поездке. Правила, предусмотренные для рабочих и выходных дней, отличаются друг от друга.
Рабочие дни, которые пришлись на время командировки, обозначаются кодом «К», либо его цифровым аналогом «06». Количество отработанных часов проставлять не нужно.
Если же во время командировки сотрудник выполнял служебные обязанности в день, когда по основному месту службы ему полагался выходной, в табеле надо поставить код «РВ», либо «03».
Нужно ли указывать количество часов, фактически отработанных в субботу, воскресенье или в праздник? По мнению специалистов из Минтруда — да, нужно, но только в ситуации, цитируем «…если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день». По всей видимости, логика здесь такая: начальство не может проконтролировать, сколько на самом деле отработал человек, который уехал в другой город. Поэтому в табеле следует поставить время, заранее оговоренное с руководителем. Если же командированный сотрудник работал в выходной день по собственной инициативе, работодатель вправе оставить это без внимания (и, как следствие, без оплаты).
Напомним, что оплачивать выходные и праздничные дни, отработанные в период командировки, надо не по среднему заработку, а исходя из действующего оклада или тарифа. Другими словами, зарплату за такие дни надо рассчитать точно так же, как если бы работник находился не в командировке, а в стенах родного предприятия.
При этом согласно статье 153 ТК РФ либо оплата за выходной день должна быть как минимум в двойном размере, либо по желанию работника ему необходимо предоставить дополнительный выходной день (подробнее об этом читайте в статье «Командировочные расходы: оплата труда во время командировки»).
Размер командировочных расходов
Специалисты из Минтруда ответили на вопрос, в каком размере работодатель обязан возместить командировочные расходы работника. Так, бюджетные учреждения должны уложиться в суммы, установленные пунктом 1 постановления Правительства РФ от 02.10.02 № 729. Что касается коммерческих организаций, то для них нижние и верхние пределы не ограничены ничем, кроме собственных локальных нормативных актов. Иначе говоря, ни в Трудовом кодексе, ни в Положении о командировках никаких лимитов не установлено.
Свобода действия, предоставленная коммерческим структурам, позволяет им не только назначить любую величину командировочных расходов, но и установить дифференцированные суммы для разных категорий работников. Например, суточные директора могут быть выше, чем суточные простого менеджера.
Добавим, что от НДФЛ освобождаются только суточные в пределах 700 рублей в день для внутрироссийских, и 2 500 рублей в день для зарубежных командировок. Причем данные лимиты одинаковы для всех работников независимо от их должности.
Однодневные командировки
Один из пунктов комментируемого письма посвящен весьма спорному моменту, а именно — однодневным командировкам. Споры возникают, потому что действующим трудовым законодательством порядок оформления таких командировок не урегулирован. В частности, нет полной ясности относительно того, нужно ли выписывать командировочное удостоверение. Специалисты Минтруда отвечают отрицательно и приводят три аргумента.
Первый аргумент — пункт 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62. В нем прямо говорится: командировочное удостоверение можно не оформлять, если работник должен вернуться в тот же день, когда уехал. И хотя данная инструкция составлена более четверти века назад, положение об однодневных командировках до сих пор применяется.
Второй аргумент — письмо Минфина России от 26.05.08 № 03-03-06/2/60. В нем сказано, что расходы на командировку длительностью более одного дня подтверждаются командировочным удостоверением. Отсюда, по мнению специалистов Минтруда, следует вывод, что затраты на однодневную поездку можно подтвердить и без удостоверения.
Третий аргумент — это ссылка на пункт 7 Положения о командировках, согласно которому удостоверение выписывается с целью наглядно продемонстрировать срок пребывания в командировке. Но при поездках длинною в один день для подтверждения срока достаточно проездных документов с датой поездки и отчета по командировке.
В последнее время к теме однодневных командировок обращались также чиновники финансового ведомства и судьи.
Высший арбитражный суд пришел к следующему выводу: служебные поездки длинною в один день командировками не являются, поэтому суточные тут не положены. Но организация может заменить их компенсацией «иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя». Это предусмотрено статьей 168 ТК РФ. Причем «иные расходы», в отличие от суточных, в полном объеме освобождаются от НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.12 № 4357/12), а также от пенсионных взносов (постановление ФАС Поволжского округа от 22.01.13 № А65-27465/2011).
В свою очередь Минфин России в письме от 01.03.13 № 03-04-07/6189 уточнил: освобождаются не любые «иные расходы», а только те, что подтверждены документально. Если же сотрудник не смог предоставить никаких бумаг, то к «иным расходам» нужно отнестись так же, как к суточным. Это значит, что освободить от НДФЛ можно только выплаты в пределах 700 руб. (для зарубежных командировок — 2 500 руб.), а все сверхлимитные суммы включить в налоговую базу.
Производственная травма во время командировки
Если во время служебной поездки работник получил производственную травму, или с ним произошел несчастный случай, необходимо провести расследование (ст. 227 ТК РФ). При этом нужно руководствоваться положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.10.02 № 73**. В нем говорится, что для расследования надо создать комиссию. Ее состав зависит от того, под чьим руководством и контролем трудился командированный сотрудник.
Если пострадавший работник получал задания от «принимающей стороны», то именно она обязана сформировать комиссию. Правда, в состав комиссии полагается включить и представителя «направившей стороны». Но в случае его опоздания расследование не отменяется и даже не откладывается на более позднее время.
Если командированный сотрудник выполнял задания собственного работодателя, то комиссию создает этот работодатель. Но поскольку травма получена на чужой территории, в состав комиссии можно включить представителя организации-«хозяина» (не важно, собственник он или арендатор). Если командированный работник находился не просто «в гостях», а трудился на заранее выделенном для него участке чужой организации, то включение в комиссию «хозяина» становится строго обязательным.
После завершения расследования комиссия должна составить акт и, если случай признан страховым, один экземпляр направить в Фонд социального страхования.
* Все унифицированные формы, которые упоминаются в данной статье, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.
** Полное название документа: постановление Правительства РФ от 24.10.02 № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях».
От редакции
На нашем сайте вы можете не только читать статьи, но и подписаться на аудиосеминары наших экпертов: ведущего эксперта «Бухгалтерии Онлайн» Елены Маврицкой; главного налогового эксперта форума «Бухгалтерия Онлайн» Александра Погребса, а также менеджера разработки программы «Контур-Зарплата» и консультанта портала «Бухгалтерия Онлайн» Вячеслава Шинкарева.
Стоимость подписки — 300 рублей. За эту сумму подписчик получает доступ на три месяца ко всем записанным и выложенным аудиосеминарам. Это не менее нескольких десятков лекций. Новые аудиосеминары выкладываются каждую неделю. Кроме того, по понедельникам размещается аудиообзор новостей для бухгалтера за минувшую неделю.
Оплатить доступ можно с помощью банковской карты через систему мгновенных платежей ASSIST или по квитанции Сбербанка.
Список доступных аудиосеминаров
Инструкция по оплате
