С начала года вступил в силу новый федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Среди введенных им новшеств — изменение требований к первичным учетным документам. В настоящей статье главный эксперт форума «Бухгалтерии Онлайн» Александр Погребс рассказывает, чем из привычной «первички» можно пользоваться, а чем — нельзя.
Формы первичных документов можно разработать самостоятельно
Если старый закон о бухучете разрешал принимать в работу только унифицированные документы, форма которых утверждена Госкомстатом, то теперь следует пользоваться формами, которые разрабатывает сама организация и утверждает ее руководитель.
Эти формы можно разработать самостоятельно, а можно использовать и унифицированные, предварительно проверив наличие в них всех обязательных реквизитов, установленных новым законом.
Обязательные формы: кассовые документы
Однако из этого правила существует ряд исключений.
Во-первых, для организаций государственного сектора формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. В настоящее время действуют, например, формы, утвержденные приказом Минфина России от 15.12.10 № 173н. Вряд ли стоит ожидать их отмены или внесения в них существенных изменений. Так что бюджетники по-прежнему должны использовать старые формы.
Во-вторых, если органами власти утверждены обязательные к применению первичные документы, то их тоже надо применять, как и прежде.
Классический пример таких обязательных документов можно найти в положении ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П, которое посвящено кассовой дисциплине. Это положение напрямую обязывает все организации и индивидуальных предпринимателей использовать при оформлении кассовых операций унифицированные первичные документы. Приведены их названия и цифровые коды, которые соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93.
Итак, обязательны к применению практически все первичные кассовые документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88:
- КО-1 «приходный кассовый ордер» - код 0310001;
- КО-2 «расходный кассовый ордер» - код 0310002;
- КО-4 «кассовая книга» - код 0310004;
- КО-5 «книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» - код 0310005.
Кроме того, обязательными являются две формы из альбома унифицированных форм по учету заработной платы, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1:
- Т-49 «расчетно-платежная ведомость» - код 0301009;
- Т-53 «платежная ведомость» - код 0301011.
Обязательные формы: перевозочные документы
Нельзя забывать и про другие документы, утвержденные к обязательному применению.
Это, в частности, транспортная накладная, утвержденная постановлением Правительства от 30.12.11 № 1208. Кроме того, обязательными являются железнодорожные перевозочные документы, которые утверждены тремя приказами МПС РФ от 18.06.03: № 30, № 32 и № 39.
Есть обязательные документы и в других сферах деятельности. Так что, перед тем, как разработать и утвердить свою форму первичного учетного документа, убедитесь, что аналогичной обязательной к применению формы не существует.
Процедура утверждения форм первички
Документы, применяемые организацией для учета фактов своей хозяйственной жизни, должны быть утверждены руководителем организации. При этом руководитель должен утвердить еще и перечень должностных лиц, имеющих право подписи этих первичных учетных документов.
Если в организации решили использовать привычные унифицированные формы, их надо всё равно утвердить в качестве применяемых организацией первичных учетных документов. Видимо, большое количество организаций так и поступят, тем более что большинство популярных бухгалтерских программ уже настроено на применение старых унифицированных форм.
В связи с этим, очень часто звучит вопрос, надо ли убирать из утверждаемого образца слова «унифицированная форма». Считаю, что если организация утвердит первичный документ с такой надписью, это никак не вступит в противоречие с новым законом.
Главное, чтобы этот документ имел все необходимые реквизиты и был утвержден руководителем организации.
Часто спрашивают, будет ли являться легитимным первичный учетный документ, на котором совсем не будет указано, кем и когда он утвержден, то есть не будет имени руководителя организации и даты утверждения. На мой взгляд, это уже явно излишние опасения. Отразите эти сведения на бланке — хорошо, не отразите — тоже нормально. Данные сведения не являются обязательным реквизитом.
ТОРГ-12: быть или не быть
Самые большие споры о том, должна ли сохраниться в «унифицированном» виде самая известная накладная ТОРГ-12.
Сразу надо заявить — этот первичный документ перестал быть обязательным. Его можно применять, но только на добровольной основе. Отношение к этому популярному ранее документу диаметрально противоположное. От «самый неудобный документ» до «лучше не придумаешь».
Думаю, что те продавцы, кому ТОРГ-12 не нравится, уже придумали и утвердили товарную накладную в той форме, какая для них будет наиболее удобной. Другие, возможно, просто убрали из накладной всё лишнее, что им мешало. А большинство, наверное, оставит всё как есть, утвердив ТОРГ-12 в качестве своего первичного учетного документа. Пока разработчики какой-нибудь бухгалтерской программы не предложат им другую форму.
Какие обязательные реквизиты должен содержать первичный учетный документ
Перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа установлен в статье 9 нового закона. Этот перечень включает в себя:
1) наименование документа;
2) дату его составления;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения этого факта с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лиц, совершивших сделку или операцию, и ответственных за правильность ее оформления, либо за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В целом этот перечень идентичен прежнему.
Небольшие отличия связаны с изменением терминологии: «хозяйственную операцию» заменили на более широкое понятие «факт хозяйственной жизни». Это означает, что оформлять документами нужно не только действия самой организации — сделку или операцию, но и другие события, которые происходят помимо воли должностных лиц организации, но способны оказать влияние на ее финансовое положение или финансовый результат ее деятельности.
Уточнили требования в отношении величины измерения факта хозяйственной жизни. Поскольку применена формулировка с использованием союзов «и (или)», можно сделать вывод, что допустимо указывать, как натуральное и денежное измерения одновременно, так и только одно из них: или натуральное, или денежное. Честно говоря, это тоже не новость — и раньше первичные документы вполне могли обходиться только одним измерением. Так, документы по кассовым операциям имеют, как правило, только денежные измерители, а некоторые документы складского учета — только натуральные.
Еще одно отличие связано с расшифровкой подписей должностных лиц. Новый закон предписывает указывать фамилию и инициалы должностных лиц, тогда как старый ограничивался только личной подписью. Правда, требование о расшифровке подписи существовало и раньше — в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
Когда должен быть составлен первичный учетный документ
В статье 9 Закона № 402-ФЗ применена более короткая формулировка, которая при этом не намного отличается от предыдущей: «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».
Похожая формулировка была и в старом законе, но, тем не менее, сложилась устойчивая практика, когда первичный учетный документ составляется не сразу, а спустя время.
Например, организация осуществляет поставку продукции в адрес одного покупателя несколькими отгрузками. Ждет подтверждения от покупателя о приемке и только тогда составляет общую накладную ТОРГ-12 с согласованными цифрами.
Такой подход может считаться законным только в одном случае. Когда отпуск товара у поставщика учитывается другими (внутренними) первичными документами. И покупатель приходует к себе товар на основании своих приемных актов. В этом случае итоговая накладная, хоть и является документом по сделке, но не будет считаться «первичным учетным».
Конечно, когда итоговая накладная составляется на бумаге, можно поставить дату и задним числом. Поэтому такая практика и не имеет большого противодействия со стороны контролирующих органов. Но в последнее время вопрос стал обостряться в связи с использованием электронных первичных документов. Ведь там дата документа фиксируется независимым посредником — оператором электронного документооборота. И тут накладная, подписанная и отправленная через неделю после отгрузки товара, уже не может найти одобрения у налоговиков.
Исправление ошибок в первичных документах
Когда сопоставляешь нормы старого и нового законов о бухгалтерском учете, сразу обращаешь, что в новом тексте нет запрета на исправление кассовых и банковских документов. Но это вовсе не означает, что введено послабление для бухгалтеров. Речь только о наведении порядка в субординации между нормативными актами.
Ведь наличный и безналичный оборот регулируются другими законами, вот им на откуп и отдали регулирование документооборота по кассе и банку. В законе о бухучете оставили лишь хорошо знакомую всем фразу «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».
Таким актом, в частности, является упомянутое нами выше Положение ЦБ РФ № 373-П, где написано, что исправлять кассовые документы нельзя.
Что касается других первичных документов, то их исправлять можно. При этом необходимо поставить дату исправления и подписи лиц, заверявших эти документы изначально, с указанием фамилий и инициалов.
От редакции
На нашем сайте вы можете не только читать статьи, но и подписаться на аудиосеминары наших экпертов: ведущего эксперта «Бухгалтерии Онлайн» Елены Маврицкой; главного налогового эксперта форума «Бухгалтерия Онлайн» Александра Погребса, а также менеджера разработки программы «Контур-Зарплата» и консультанта портала «Бухгалтерия Онлайн» Вячеслава Шинкарева.
Стоимость подписки — 300 рублей. За эту сумму подписчик получает доступ на три месяца ко всем записанным и выложенным аудиосеминарам. Это не менее нескольких десятков лекций. Новые аудиосеминары выкладываются каждую неделю. Кроме того, по понедельникам размещается аудиообзор новостей для бухгалтера за минувшую неделю.
Оплатить доступ можно с помощью банковской карты через систему мгновенных платежей ASSIST или по квитанции Сбербанка.
Список доступных аудиосеминаров
Инструкция по оплате
