Больничные листы и пособия: основные изменения и актуальные вопросы

В первой статье цикла речь шла о расчете страховых взносов с выплат сотрудникам-инвалидам. А в сегодняшней статье эксперт компании СКБ Контур по вопросам расчета заработной платы Вячеслав Шинкарев, известный пользователям нашего портала как «Расчетчик», расскажет об изменениях, которые произошли в порядке оформления больничных листов и разъяснит наиболее сложные вопросы, возникающие при расчете пособий. Кроме того, из предлагаемой статьи бухгалтеры узнают про нововведения, которые начнут действовать со следующего года. Данный материал подготовлен по итогам вебинара, организованного веб-сервисом для расчета зарплаты «Эврика».

Изменения в порядке оформления и выдачи больничных

Вполне вероятно, что на фоне отчетности в ФСС и в ПФР изменения в порядке оформления и выдачи листков нетрудоспособности остались незамеченными. Сейчас мы попробуем восполнить этот пробел, если он есть.

Напомним, что бланк больничного листа был утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.11 № 347н. Порядок выдачи листков нетрудоспособности (далее — Порядок) содержится в приказе этого же ведомства от 29.06.11 № 624н. ФСС разъяснял данный порядок в письмах от 23.12.11 №14-03-11/15-16055 и от 28.10.11 № 14-03-18/15-12956.

В начале этого году вышел приказ Минздравсоцразвития от 24.01.12 № 31н, который внес изменения в приказ № 624н. Данные нововведения вступили в силу 22 апреля. Остановимся на наиболее важных из них.

Больничные листы для совместителей

Основные изменения касаются правил выдачи больничных листов тем, кто работает у нескольких работодателей. В новом приказе четко прописано, сколько больничных листов должны выдать такому работнику (п. 4 – п. 4.3 Порядка). Отметим, что пункты 4 – 4.2 Порядка в точности соответствуют пунктам 2 – 2.2 статьи 13 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ).

Итак, когда и сколько больничных листов должны выдать совместителю? Рассмотрим три возможных варианта.

Вариант 1. На момент наступления страхового случая застрахованное лицо занято у тех же страхователей, что и в предыдущие два года (средний заработок, как известно, рассчитывается по двум предыдущим календарным годам).

В этом случае пособие (за исключением пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет) работник получит по каждому месту работы. Соответственно, ему выдается несколько листков нетрудоспособности (по одному для каждого места работы). Расчет среднего заработка ведется отдельно на каждом месте работы, где совместитель получает пособие. То есть для расчета пособия по одному больничному листу учитывается заработок только на одном месте работы — том, куда этот больничный предъявлен.

Вариант 2. На момент наступления страхового случая застрахованное лицо занято у нескольких страхователей, а в предыдущие два года было занято у других страхователей (другого страхователя).

В этом случае работник может получить пособие только по одному из мест работы по своему выбору. Выбранный работодатель при расчете среднего заработка учитывает средний заработок, выплаченный им самим, и заработок со всех других мест работы, в том числе предыдущих. Для этого работник должен принести соответствующие справки, которые, в частности, подтвердят, что по другим местам работы пособие не выплачивалось.

Данному варианту совместительства соответствует новый пункт 4.1 Порядка выдачи больничных листов. Там сказано, что больничный лист должен выдаваться только на одну организацию. Правда, не совсем понятно, как врач будет отличать вариант 1 от варианта 2 и определять, на какое количество организаций следует выдать больничный. Видимо, придется полагаться на честность заболевшего работника.

Вариант 3 (смешанный). На момент начала страхового случая застрахованное лицо занято у одних страхователей, а в предыдущие два года было занято у них же, и еще у других страхователей. При этом, что логично, работник хотел бы учесть суммарный заработок у всех страхователей за два предыдущих года.

В такой ситуации закон дает работнику право самому решать, по какому из двух предыдущих вариантов считать пособие: по каждой организации, в которой он работал на начало страхового случая, либо выбрать одну организацию, в которой он будет получать пособие, но при этом будет учитываться заработок во всех остальных организациях. От выбора способа расчета пособий зависит, сколько больничных листов выдадут работнику.

Отдельно отметим новый пункт 4.3 Порядка. Он касается больничных листов, выдаваемых в случае беременности и родов женщинам, работающим по совместительству. Если работница выбрала для оплаты декретного пособия старый способ расчета (напомним, что на 2011-2012 гг. предусмотрены два способа расчета декретных и пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет), то ей выдается несколько больничных листов – по числу организаций, в которых она трудилась на начало отпуска по беременности и родам.

Если врач внес ошибочные сведения

Рассмотрим другие изменения в порядке оформления больничного листа, которые также актуальны с 22 апреля. Так, теперь более четко разъяснено, что делать, если врач допустил ошибку при заполнении больничного листа. Такой больничный лист является недействительным, и работнику нужно выдать новый.

В Порядке сказано, что в случае порчи листка нетрудоспособности выдается его дубликат, в котором обязательно должна стоять галочка в поле «Дубликат». При этом в качестве даты проставляется текущая дата.

Раньше в случае порчи больничного листа выдавалась его копия. В нее переносились все сведения из первичного документа, за исключением ошибочных. Кроме того, ФСС разъяснял, что дата выдачи копии больничного листа должна совпадать с датой, которая была указана на испорченном бюллетене.

Выдача, продление и закрытие больничного листа

Внесены изменения и в положения, касающиеся закрытия больничного листа. Подробности по этому пункту больше интересны врачам, нежели бухгалтерам-расчетчикам. Отметим лишь следующее.

В Порядке говорится, что больничный лист может быть выдан в день закрытия. То есть больничный лист закрывается и выдается работнику в тот день, когда работник выписывается. Сделано это для того, чтобы сократить число случаев, когда работники приходят к работодателям с незакрытыми больничными листами.

Скорректированы ситуации, когда врач может единолично выдать и продлить больничный лист. Сейчас врач может единолично продлить больничный лист только на срок до 15 дней (а не до 30 дней, как было раньше). На больший срок больничный продлевается только через медицинскую комиссию.

Еще одно изменение связано с длительным лечением. Раньше в случае длительной болезни работника медицинское учреждение могло до выздоровления человека закрыть больничный лист, выдать новый, а закрытый больничный отдать работнику, чтобы он предоставил его для оплаты в организацию. Правда, такой порядок действий нигде не был прописан. Теперь же этот алгоритм предусмотрен в Порядке выдачи больничных листов.

Кроме того, новый приказ разрешает брать больничный в периоде нахождения в отпуске по уходу за ребенком до трех лет (новая редакция п. 40 Порядка). Это очень хорошее изменение. Раньше бухгалтеры неоднократно обращались в ФСС за разъяснениями по данному вопросу, и отделения Фонда давали разные рекомендации.

Границы ячеек и написание ФИО врача

Некоторые изменения предусмотрены в правилах заполнения отельных ячеек больничного листа. В частности, закреплено, что соприкосновение букв и цифр с границами ячеек больше не будет считаться нарушением. Однако выходить при внесении записей за границы ячеек по-прежнему нельзя.

Также в Порядке четко прописано, что при заполнении ФИО врача между фамилией и первыми буквами имени-отчества делается пробел в одну ячейку. Между инициалами пробел не делается. Ранее ФСС неоднократно сообщал, что ошибки такого рода не влекут за собой признание больничного листа недействительным. Но на практике многие отделения Фонда отказывали в приеме таких больничных.

Заполнение поля «ИТОГО начислено»

Очень важное изменение касается правила заполнения поля «ИТОГО начислено». За последние два года ФСС выпустил несколько писем, в которых пояснялось, что при заполнении данного поля нужно указывать сумму к выплате за вычетом НДФЛ.

Раньше я на всех семинарах говорил, что у ФСС нет полномочий проверять правильность начисления этого налога. Поэтому, в крайнем случае, можно указать, что НДФЛ составляет «ноль» рублей. Проверить, правильно это или нет, специалисты ФСС не могут.

После вступления в силу поправок в Порядок выдачи больничных листов, таких ухищрений предпринимать не нужно. Теперь четко прописано, что в больничном листе указывается сумма начисленного пособия (полная сумма пособия). Злополучная фраза «подлежащая выплате» заменена словами «начисленного пособия».

Как быть, если бухгалтер после 22 апреля указал в больничном листе сумму пособия за вычетом НДФЛ? На мой взгляд, необходимости исправлять такой больничный лист нет. Дело в том, что данная сумма вносится по большей части как справочная информация. Специалистов Фонда интересует не полная сумма больничного, а сумма больничного, оплачиваемого за счет ФСС.

Особенности применения МРОТ при расчете больничного

Как правильно применять минимальный размер оплаты труда (МРОТ) при расчете больничных? Этот вопрос вызывает затруднения даже у опытных бухгалтеров. А в бухгалтерских журналах можно встретить абсолютно разные точки зрения на рассматриваемый вопрос. Давайте разберемся.

В каких случаях пособие считается из МРОТ

В Законе № 255-ФЗ применительно к расчету пособия МРОТ упоминается в двух ситуациях.

Первая ситуация описана в части 1.1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ. Эта норма гласит: если доход работника за два предыдущих года оказался меньше, чем МРОТ в пересчете на полный месяц, то расчет среднего дневного заработка должен осуществляться по МРОТ. Средний заработок не может быть ниже МРОТ (если пособие выплачивается человеку, работающему на полной ставке). В переводе на язык цифр это означает, что при расчете среднего заработка за два года берется наибольшее значение из «дохода работника» и «24*МРОТ».

Вторая ситуация зафиксирована в части 6 статьи 7, части 3 статьи 11, части 2 статьи 8 Закона 255-ФЗ. В данных нормах прямо сказано, что пособие за полный месяц не должно быть выше МРОТ, если страховой стаж работника меньше шести месяцев либо имеются основания для снижения размера пособия, предусмотренные в части 1 статьи 8 Закона № 255-ФЗ (например, больной нарушил режим или заболевание наступило вследствие алкогольного опьянения). В этом случае, если человек болел не полный месяц, ограничение «сверху» нужно определять из числа календарных дней в этом месяце.

Необходимо понимать, что две указанные выше ситуации могут существовать одновременно, то есть доход работника за два года может составить незначительную сумму, при этом его стаж может быть меньше шести месяцев либо могут иметься основания для снижения пособия. Как рассчитать пособие в таком случае? Довольно часто можно услышать следующий ответ: надо просто взять МРОТ, умножить на 24, разделить на 730 и оплатить каждый день больничного по этой сумме. Этот ответ неверный. Покажем на примере.

Пример применения МРОТ при расчете пособия

Рассмотрим следующую ситуацию. Страховой стаж работника больше восьми лет. Заработок за два предыдущих года отсутствует, так как работник был индивидуальным предпринимателем. Для простоты примера условимся, что районного коэффициента нет. Сотрудник работает на полной ставке.

Нужно рассчитать пособие за период с 27.01.12 по 05.02.12 (по пять календарных дней в январе и в феврале). Больничный выдан по болезни, наступившей вследствие алкогольного опьянения (пособие ограничено МРОТ на основании части 2 статьи 8 Закона № 255-ФЗ).

Рассчитаем пособие.

Поскольку стаж работника больше восьми лет, больничный должен быть оплачен в полном размере.

Так как за два предыдущих года заработка не было, средний дневной заработок считаем исходя из МРОТ на дату наступления страхового случая (если МРОТ поменялся в течение больничного – не пересчитываем). С июня 2011 года МРОТ составляет 4611 руб.

Определим средний дневной заработок:

4611 руб.*24 мес./730 дн. = 151,59 руб.

Максимальный размер пособия, которое может получить работник, если проболеет весь календарный месяц (любой) равен: 4611 руб. + районный коэффициент. Для расчета максимального размера пособия надо брать МРОТ, действующий в соответствующем месяце.

Рассчитаем пособие за дни болезни в январе.

Максимальный размер пособия за пять дней января составит: 4611 руб.*5 дн./31 дн. = 743,71 руб. Это максимальный размер пособия, которое может получить работник за пять дней января на основании части 2 статьи 8 Закона № 255-ФЗ.

Если же считать пособие за пять дней января исходя из среднего заработка работника, то получим другую сумму:

151,59 руб. * 5 дн. * 100% = 757,95 руб.

757,95 руб. > 743,71 руб. Это означает, что пособие, рассчитанное исходя из среднего заработка работника и МРОТ, оказалось больше, чем можно начислить, применив ограничение, установленное частью 2 статьи 8 Закона № 255-ФЗ. Таким образом, за пять дней января следует выплатить только 743,71 руб.

За счет работодателя: 4611 руб./31 дн.*3 дн. = 446,23 руб.

За счет ФСС: 4611 руб./31 дн.*2 дн. = 297,48 руб.

Может сложиться впечатление, что за пять дней февраля надо выплатить ту же сумму, что и за пять дней января. Это не так.

Максимальный размер пособия за пять дней февраля равен: 4611 руб.*5 дн. /29 дн. = 795 руб. (заметьте, что при расчете пособия за январь МРОТ делится на 31 день, а за февраль – на 29 дней, учитывая, что 2012 год високосный).

Пособие за пять дней февраля, рассчитанное исходя из среднего заработка работника, составит:

151,59 руб. * 5 руб. * 100% = 757,95 руб.

757,95 руб. < 795,0 руб. Как видно, в этом случае размер пособия не превышает ограничение. Значит, за пять дней февраля следует выплатить пособие исходя из среднего заработка работника, то есть 757,95 руб.

Практические выводы

1. Когда считаем средний дневной заработок исходя из МРОТ, берем МРОТ на дату начала страхового случая. Когда определяем ограничение пособия «сверху» (пособие за полный месяц не должно превышать МРОТ), берем тот МРОТ, который действует в месяце, когда человек болел (в случае переходящих с месяца на месяц больничных МРОТ может оказаться разным для разных месяцев).

2. Если есть ограничение МРОТ «сверху» (стаж меньше шести месяцев или нарушение режима), то нельзя посчитать пособие сразу за все дни больничного, приходящегося на разные месяцы (т.к. в разных месяцах будет разное ограничение больничного «сверху»).

3. Сумма пособия за одинаковое количество дней болезни в разных месяцах может оказаться разной. В нашем примере за пять дней января пособие составило 743,71 руб., за пять дней февраля – 757,95 руб.

4. Если расчет среднего дневного заработка велся исходя из МРОТ – это не значит, что пособие за полный месяц автоматически будет меньше МРОТ.

Пособие за 31 день больничного в январе, рассчитанное исходя из среднего заработка работника, составляет:

151,59 руб. * 31 дн. = 4699,29 руб. Это больше чем 4611,0 руб. Значит, нельзя оплачивать больничный исходя из данного среднего дневного заработка.

5. К максимальному размеру пособия, рассчитанному исходя из МРОТ, процент от стажа не применяется. Давайте немного изменим условия нашего примера. Допустим, работник имеет стаж менее пяти лет. Значит, пособие оплачивается в размере 60% от среднего заработка.

Максимальный размер пособия за пять дней января не изменится. Он равен: 4611 руб.*5 руб./31дн. = 743,71 руб.

Данное ограничение следует применять к сумме пособия, которая определяется с учетом процента от стажа.

Пособие за пять дней января, рассчитанное исходя из среднего заработка работника, изменится:

151,59 руб. * 5 дн. * 60% = 454,77 руб.

454,77 руб. < 743,71 руб. Значит, за пять дней января следует выплатить 454,77 руб. (исходя из среднего заработка, а не ограничения «сверху»).

6. При расчете максимального размера пособия не делается промежуточных округлений. Нельзя считать так:

4611 руб./31 дн. = 148,74 руб.

148,74 руб.*5 дн. = 743,70 руб.

Дело в том, что округленная сумма ограничения «сверху» в пересчете на полный месяц даст сумму, отличную от МРОТ:

148,74 руб.*31 дн. = 4610,94 руб. Это не равно 4611,0 руб.

Поэтому максимальный размер пособия исходя из МРОТ считаем только так:

4611 руб. *5 дн./31 дн. = 743,71

Лучше сначала умножить на количество оплачиваемых дней, а потом поделить на количество календарных.

Максимальный размер пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет

Следующая тема, которая вызывает многочисленные вопросы бухгалтеров – это расчет максимального размера пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет. Сразу стоит отметить, что 2012 год – это первый год, когда максимальный размер пособия, рассчитанный по новым правилам, превосходит максимальный размер пособия, рассчитанный по старым правилам.

Сумма пособия увеличилась

В 2011 году максимальная сумма пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет за полный месяц составляла:

415 000 руб./12*0,4 = 13 833,33 руб. – расчет по старым правилам.

(415 000 руб. + 415 000 руб.)/730 дн.*0,4*30,4 = 13 825,7 руб. – расчет по новым правилам.

Как видно, разница была чуть меньше восьми рублей.

В 2012 года ситуация изменилась. Рассчитаем максимальный размер пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет по новым правилам.

(415 000 руб.+463 000 руб.)/730 дн. = 1202,74 руб. – максимальное пособие по временной нетрудоспособности за один день.

1202,74 руб.*0,4*30,4 = 14 625,32 руб. – максимальное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет за полный месяц.

Увеличение размера пособия произошло из-за того, что в 2011 году максимальный размер базы для начисления страховых взносов составил 463 000 руб., в то время как в 2010 году он был равен 415 000 руб.

Когда применяется новый максимальный размер пособия

Чтобы пользоваться новым максимальным размером пособия по уходу за ребенком, отпуск по уходу за ребенком должен начаться в 2012 году, а пособие должно быть рассчитано по новым правилам. Понятно, что в предыдущих годах работник должен иметь большой заработок.

Если отпуск по уходу за ребенком начался в 2011 году, и пособие было рассчитано по старым правилам, новый максимальный размер пособия (14 625,32 руб.) не применяется. Поэтому для того, чтобы получать новый максимальный размер пособия (если заработок за два предыдущих года был существенный), нужно прервать отпуск по уходу за ребенком, а затем снова написать заявление на отпуск (чтобы новый отпуск начался в 2012 году, а пособие рассчитывалось «по-новому»).

Кто может получать пособие в размере 100% заработка

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет выплачивается в размере не более чем 100% среднего заработка (в сумме). Речь идет о пособии при нахождении в отпуске сразу за тремя и более детьми. Поэтому, если в компании есть работники, которые находятся в отпуске по уходу за тремя и более детьми, нужно контролировать, что суммарно пособие было не больше 100% среднего заработка. В то же время в этой ситуации пособие не должно быть меньше суммированных минимальных размеров пособия.

Как изменятся декретные и пособие по уходу за ребенком в 2013 году

С 2013 года для расчета пособий по беременности и родам и пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет нужно будет применять новый порядок расчета среднего заработка (соответствующие изменения предусмотрены Законом № 255-ФЗ).

Суть изменений заключается в следующем. Сейчас при расчете среднего заработка сумма дохода за два года всегда делится на 730, независимо от того, сколько дней работник отработал. С 2013 года в знаменателе дроби нужно будет учитывать количество календарных дней в двух предыдущих годах за вычетом дней нахождения на больничных, в отпусках по уходу за ребенком и других дней, когда за работницу не уплачивались страховые взносы. Соответственно, средний заработок сильно занижаться не будет. Замечу, что для обычных больничных порядок расчета среднего заработка не изменится (если, конечно, законодатели не придумают ничего нового).

В настоящее время Минздравсоцразвития России подготовило проект изменений в приказ от 17.01.11 № 4н, которым утверждены форма справки о доходах работника и порядок ее выдачи. Согласно данному проекту, в справке нужно будет указывать количество календарных дней временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, освобождения от работы с полным и частичным сохранением заработка.

Вообще-то эти поправки нужны были еще в 2011 году. Ведь для расчета пособий в 2013 году понадобятся справки о доходах за 2011 и 2012 годы. А в справках, которые уже были выданы за 2011 год, нет информации о количестве дней, которые работница провела на больничном или в отпуске по уходу за ребенком. Соответственно, если женщина в 2013 году пойдет в декретный отпуск или в отпуск по уходу за ребенком, ей придется брать новую справку о доходах за 2011 год.

На мой взгляд, единственный недостаток вносимых поправок – это то, что названные дни указываются в справке суммарно. Это плохо, поскольку женщина имеет право заменять при расчете пособия предыдущие два года на другие, если она была в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком. Сегодня эти обстоятельства приходится подтверждать дополнительными справками (если женщина обращается к новому работодателю с просьбой о замене периода для расчета пособий).

Если бы чиновники предусмотрели, что в справке о доходах дни декретного отпуска и отпуска по уходу за ребенком выделяются отдельно, тогда бы отпала необходимость предъявлять дополнительные справки. Возможно, в окончательном варианте поправок названный недостаток будет устранен.