Какие бумаги нужно оформлять, если сотрудник едет в командировку

Теперь, направляя работника в командировку, надо составлять меньше бумаг. Инспекторы не будут требовать командировочные удостоверения для подтверждения расходов. Подробности – в нашей статье.

Что изменилось

Порядок направления работников в командировки регламентирует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Изменения в него внесены постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595.

С 8 января 2015 года командировочное удостоверение оформлять не обязательно.

Кроме того, не придется утверждать служебное задание. Это значительно сократит документооборот. Ведь строительство почти никогда не ведется на территории самой организации. Ее сотрудники выезжают для работы на объекты заказчика, которые нередко находятся в других городах и даже регионах. Так что в строительной компании, как правило, много командировок и приходится оформлять большое количество документов. При этом, вернувшись из командировки, работник в отдельных случаях должен составить служебную записку.

Как определить срок командировки

Рассмотрим нововведения подробнее.

Теперь отправить работника в командировку сможет только руководитель компании. Делегировать это право никому нельзя.

Зато директору больше не нужно тратить время и составлять служебные задания на всех командированных, где указывалась цель поездки. Сейчас поставить задачу можно и устно.

Но самое главное изменение – это отмена командировочного удостоверения. Раньше именно оно подтверждало срок пребывания работника в командировке. Ведь этот срок определяли по отметкам о датах приезда и выезда, которые проставлял в командировочном удостоверении и заверял своей подписью и печатью организации уполномоченный сотрудник принимающей стороны.

В настоящее время фактический срок нахождения в командировке следует определять по проездным документам, которые работник сдаст, вернувшись из поездки.

Если сотрудник добирается до места назначения на личном или служебном автомобиле, реальный срок командировки он указывает в служебной записке. Такую записку работник должен составить, вернувшись из поездки. К ней следует приложить документы, которые подтвердят использование автомобиля для проезда к месту командировки и обратно. Это могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т. п.

Кроме того, прибывшему из командировки сотруднику теперь не требуется составлять и согласовывать с руководителем структурного подразделения отчет о выполненной работе.

Это, конечно, несколько затруднит налоговикам проведение проверок, зато освободит работников от излишней бумажной волокиты.

Необходимые командировочные документы

Чтобы отправить работника в командировку, понадобятся:

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или № Т-9а(утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Документацию, связанную с трудовыми отношениями, рекомендуется составлять по унифицированным формам, поскольку трудовые отношения регламентируются не бухгалтерским законодательством;
• запись в журнале учета работников... (форма журнала и порядок учета работников утвержденыприказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

В графе «Дата и номер командировочного удостоверения» указанного журнала надо поставить дату и номер приказа о направлении в командировку.

Вернувшись из командировки, работник должен в течение трех рабочих дней сдать работодателю авансовый отчет по форме № АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). К нему надо приложить документы, подтверждающие расходы: билеты (в том числе посадочный талон), квитанции, бланки строгой отчетности, товарные и кассовые чеки и т. д.

Каких проблем у компаний больше не будет

С отменой командировочных удостоверений отпали две проблемы.

Во-первых, утратил актуальность вопрос, надо ли оформлять удостоверение для подтверждения расходов на однодневную командировку. Еще в письме Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 чиновники пришли к выводу, что это не обязательно, так как срок подтверждается проездными документами и отчетом о командировке. Сославшись на письмо Минфина России от 26 мая 2008 г. № 03-03-06/2/60, они согласились, что при однодневной командировке удостоверение можно не составлять.

В то же время в письме Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242 (п. 1) указано, что командировочное удостоверение не требуется только при направлении работника за границу. И что иные случаи, когда оформлять его не нужно, не установлены. Данная позиция подтверждена и вписьме Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1. Поэтому до недавних пор единого мнения не было.

Во-вторых, споры вызывал вопрос, надо ли начислять НДФЛ на компенсацию расходов работнику, если в командировочном удостоверении отсутствуют отметки о прибытии и убытии.

Судьи считали доначисление проверяющими налога на доходы физлиц неправомерным. Объясняли они это тем, что время пребывания работника в командировке и ее производственный характер подтверждаются другими документами.

Так что можно сказать, что постановление № 1595 отменило устаревшие (излишние) требования.

Важно запомнить

Все виды установленных законодательством выплат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей, НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Обязанность возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой (на проезд, жилье и т. д.), прописана в статье 168 Трудового кодекса РФ.