В сентябре 2011 г. был утвержден Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц. Документ вступил в силу 8 ноября 2011 г., но фактически применяется при взаимодействии с налоговыми органами с 2012 г. О том, что нужно учесть бухгалтеру в связи с его принятием, расскажем далее.
Новый Порядок заменил принятый еще в 2003 г. Порядок заполнения и представления Справки о доходах физического лица за 2003 г. (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583). До последнего времени организации должны были представлять отчетность по НДФЛ (в т. ч. через Интернет) в соответствии с этим давно устаревшим документом, поскольку другого просто не было.
В соответствии с новым Порядком налоговые агенты могут представить форму 2-НДФЛ в налоговый орган одним из трех способов:
-
лично или через представителя (в бумажном виде или на электронном носителе);
-
направить в виде почтового отправления с описью вложения (в бумажном виде или на электронном носителе);
-
передать по телекоммуникационным каналам связи с применением квалифицированной электронной подписи (только в электронном виде).
Датой представления отчетности будет считаться:
-
в первом случае — дата фактического представления;
-
во втором — дата отправки по почте;
-
в третьем — дата отправки, зафиксированная в подтверждении оператора связи или налоговой инспекции.
Отчетность в бумажном виде. Распечатанную или заполненную от руки форму 2-НДФЛ можно представить лично или отправить по почте. Пункт 15 Порядка предписывает сопроводить ее Реестром сведений о доходах физических лиц за истекший год, причем в двух экземплярах. Форма реестра утверждена тем же приказом, что и Порядок. Заполнение реестра рассмотрим на примере.
Отчетность на электронных носителях. Отчетность в электронном виде можно представить на дискете, CD- или DVD-диске либо на флэшке.
Как и в случае с бумажной отчетностью, формы 2-НДФЛ должны сопровождаться реестрами сведений о доходах физических лиц. Причем реестры должны быть на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл, несмотря на то, что сама отчетность представляется на электронном носителе.
Количество представляемых в инспекцию форм 2-НДФЛ не должно превышать 3000 документов в одном файле. Если этот порог превышен, то бухгалтеру придется формировать несколько файлов.
Отчетность через Интернет. Представить электронные формы 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи можно двумя способами (п. 21 Порядка):
-
через специализированного оператора связи, который обеспечивает обмен информацией между налоговой инспекцией и организацией;
-
через интернет-сайт ФНС России http://www.nalog.ru/el_usl/ pred_elv/ (в настоящее время проект является пилотным). Сертификаты ключей электронной подписи можно получить в специализированных организациях, которые являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России.
