Проблемы заполнения листков нетрудоспособности

Профессиональный сервис для бухгалтеров (Отправка отчётности через интернет; Правовая база, бланки и готовые ответы; Консультации экспертов.)

Введение нового бланка листка нетрудоспособности является одним из этапов реформирования системы выплаты социальных пособий гражданам, а также, по заявлению представителей ФСС^[1], это сделано для того, чтобы свести к минимуму число фальсификаций.

А пока у работодателей есть большие проблемы с заполнением нового листка нетрудоспособности и его представлением в территориальный орган ФСС. Каковы последние разъяснения представителей ФСС по данному вопросу? На какие моменты работодатели должны обратить самое пристальное внимание при приеме и заполнении листков нетрудоспособности?

Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 №347н была утверждена новая форма бланка листка нетрудоспособности, а Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 №624н – порядок выдачи листков нетрудоспособности (далее – Порядок).

Новая форма бланка листка нетрудоспособности действует с 1 июля 2011 года, и, по заявлениям представителей ФСС, выявлено всего три подделки, то есть главная цель его введения достигнута. С 2014 года во всех регионах страны больничные будет выплачивать не работодатель, а ФСС, и тогда получить деньги по поддельному документу станет практически невозможно, а значит, теневой рынок этих услуг должен самоликвидироваться.

Но у всех заинтересованных лиц, в первую очередь у работников, которые получали листки нетрудоспособности, возникла одна большая проблема, связанная с их заполнением. Изначально новый формат листка нетрудоспособности предназначался для машинописного заполнения, но программное обеспечение, мягко говоря, запаздывало, и медицинские работники заполняли их вручную. Сегодня программа, позволяющая заполнять бланк на компьютере, отработана и размещена на официальном сайте ФСС и его региональных отделений в свободном доступе. Предназначена она медицинским учреждениям. По всей видимости, появление этой программы должно снять все вопросы по заполнению листков нетрудоспособности медицинскими учреждениями.

По данным ФСС, в III квартале 2011 года из 14 млн листков нетрудоспособности, поступивших в медучреждения, 1,4 млн было испорчено, что составляет 10%. К такому развитию событий никто не был готов. Как водится, виновного нашли быстро. Как вы думаете, кто он? Конечно, работодатель. К такому выводу пришли представители ФСС и Минздравсоцразвития: половину документов пришлось забраковать из‑за работодателей. Находя в бланках незначительные отклонения, например записи или печати, выходящие за поля, они направляли работников в поликлиники за новыми больничными, так как опасались, что ФСС такие документы не примет. Надо отметить, что эти опасения были небеспочвенны: ФСС на местах отказывался принимать листки нетрудоспособности с такими отклонениями.

Эти действия работодателей, по мнению контролирующих органов, незаконны: если у них возникают сомнения, они должны обратиться в территориальное отделение фонда, а не гонять людей понапрасну.

Ну, с тем, кто виноват, разобрались, остался второй вопрос: что делать? Ответ на него наверняка порадует работников бухгалтерий и кадровых служб: уже во II квартале 2012 года планируется ввести в обращение упрощенную форму бланка. В ней впервые за 75 лет врачи не будут заполнять наименование организации, в которой работает их пациент. Также доктор перестанет заполнять графу, является ли человек безработным. Таким образом, бланки станут еще более совершенными.

Но до упрощенных листков нетрудоспособности еще надо дожить, а пока рассмотрим официальные разъяснения по заполнению действующего бланка листка нетрудоспособности представителей ФСС, которые были даны в следующих письмах:

– от 15.07.2011 №14‑03‑11/15‑7481;

– от 05.08.2011 №14‑03‑11/05‑8545;

– от 08.09.2011 №14‑03‑14/15‑10022;

– от 14.09.2011 №14‑03‑11/15‑8605;

– от 30.09.2011 №14‑03‑11/15‑11575;

– от 28.10.2011 №14‑03‑18/15‑12956.

Надо отметить, что Письмо ФСС РФ от 15.07.2011 №14‑03‑11/15‑7481 было отозвано и применению не подлежит.

Итак, с учетом последних разъяснений представителей ФСС новый листок нетрудоспособности заполняется следующим образом.

Раздел «Заполняется врачом медицинской организации»

Начнем с раздела, который заполняется медицинской организацией. Работодателю при приеме больничного листа надо проверить заполнение этого раздела. Сразу скажем, что при наличии в нем ошибок листок нетрудоспособности считается испорченным, взамен выдается новый, оформленный так же, как и первоначальный (согласно записям в первичной документации), дата выдачи нового бланка листка нетрудоспособности должна соответствовать дате выдачи первоначального листка.

В случае, если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков нетрудоспособности и один из них был испорчен, с испорченного листка снимается копия, в которой медицинская организация указывает номер нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого, или выдает справку, подтверждающую факт замены листка нетрудоспособности с указанием номера заменяемого листка нетрудоспособности.

Наименование медицинской организации. В строках листка нетрудоспособности «(место работы – наименование организации)», «(наименование медицинской организации)» указание полного либо сокращенного наименования должно соответствовать учредительным документам организаций. При отсутствии в учредительных документах организаций сокращенного наименования либо если полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения), в том числе медицинской, содержит более 29 символов, допустимо его произвольное сокращение в пределах ячеек, предусмотренных указанными строками. При выходе за пределы информационного поля запись прекращается. При этом идентификация организаций территориальным органом ФСС осуществляется по их регистрационному номеру, указанному в соответствующих строках листка нетрудоспособности.

Порядок не содержит запретов на указание в наименованиях организаций (обособленных подразделений) кавычек, точек, запятых, знака №, тире. Наличие в листке нетрудоспособности этих знаков не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий. Все знаки проставляются в отдельные ячейки бланка листка нетрудоспособности.

Адрес медицинской организации. Не может являться основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий несоблюдение установленной п. 58 Порядка последовательности указания адреса местонахождения медицинской организации, поскольку медицинскую организацию территориальный орган ФСС может идентифицировать по основному государственному регистрационному номеру, указанному в разделе листка нетрудоспособности «Заполняется врачом медицинской организации».

Печать медицинской организации. Действующее законодательство, а также Порядок не устанавливают каких‑либо требований к форме и тексту оттиска печатей организации, за исключением печатей с воспроизведением государственного герба РФ, форма, размеры и технические требования которых утверждены Постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 №573‑ст. Печать представляет собой одно из средств индивидуализации организации. Организация вправе в локальном нормативном акте самостоятельно определять количество печатей и порядок их использования, в том числе в ее обособленных и структурных подразделениях. Оттиск печати медицинской организации может содержать слова «для больничных листков», «для листков нетрудоспособности».

«Основное/по совместительству». При заполнении листка нетрудоспособности в строке «Основное» делается отметка «V» в случае, если листок нетрудоспособности выдан для представления по основному месту работы, в строке «По совместительству №_)» делается отметка «V» в случае, если листок нетрудоспособности выдан для представления по месту работы по внешнему совместительству и указывается номер листка нетрудоспособности, выданного для представления по основному месту работы.

Фамилия и инициалы врача. В строке «(фамилия, инициалы врача)» листка нетрудоспособности указывается соответственно фамилия медицинского работника, выдавшего листок нетрудоспособности, и его инициалы (с пробелом в одну ячейку). При этом слова «с пробелом в одну ячейку» относятся к пробелу, проставляемому между фамилией и инициалами (например, ИВАНОВА □ АП). Аналогичный порядок заполнения содержит графа «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» листка нетрудоспособности (с пробелом в одну ячейку между фамилией, инициалами и идентификационным номером). В случаях, рассматриваемых врачебной комиссией, порядок заполнения указанной графы аналогичный.

Если фамилия и инициалы врача превышают 14 символов первого ряда ячеек, допускается перенесение окончания фамилии и инициалов врача во второй ряд ячеек данной строки. В случае, если в указанной строке недостаточно ячеек для заполнения фамилии и инициалов медицинского работника (более 28 символов), возможно заполнение только фамилии без указания инициалов, а если недостаточно ячеек для заполнения фамилии, возможно ее сокращение в пределах имеющихся ячеек. При оформлении листка нетрудоспособности по решению врачебной комиссии порядок заполнения указанной графы аналогичный.

Должность врача. За полгода действия нового бланка представители ФСС несколько раз изменяли свое мнение по вопросу заполнения данного поля, приведем последнее из них. В соответствии с п. 60 Порядка в графе «Должность врача» таблицы «Освобождение от работы» указывается должность врача. При заполнении данной графы необходимо иметь в виду, что наименование должности врача формируется с учетом специальности, по которой работник имеет соответствующую подготовку и работа по которой вменяется в круг его обязанностей. Например, «врач-терапевт».

Данная позиция изложена в п. 2 примечаний к Приказу Мин-здравсоцразвития РФ от 25.07.2011 №801н «Об утверждении Номенклатуры должностей медицинского и фармацевтического персонала и специалистов с высшим и средним профессиональным образованием учреждений здравоохранения».

Обратите внимание:

Указание в графе «Должность врача» просто слов «врач» или «леч врач» не соответствует наименованию указанной графы, поэтому недопустимо.

Данную графу представляется возможным заполнить следующим образом: терапевт, педиатр, хирург, лор. При этом сокращение: «аллергол», «стоматол», «офтальмол» и т. д. (если число букв в наименовании должности врача превышает девять ячеек) считается допустимым, так как позволяет идентифицировать должность врача.

Раздел «Заполняется работодателем»

Перейдем к разделу, который заполняется работодателем.

Наименование организации. Рекомендации по заполнению данного поля аналогичны рекомендациям, которые даны для медицинских организаций.

Печать работодателя. Оттиск печати работодателя должен соответствовать названию, указанному в учредительных документах организации.

Страховой стаж. Согласно п. 56 Порядка записи в листке нетрудоспособности проставляются начиная с первой ячейки. Например, в строке «Страховой стаж» в ячейках «□ лет», «□ мес.» указывается количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже в соответствии с законодательством РФ. Если страховой стаж равен полному количеству лет, например восьми, в данных ячейках необходимо проставлять «8□» и «00». В случае отсутствия страхового стажа необходимо проставлять «00» и «00». При этом работодатель при оформлении бланка листка нетрудоспособности указывает страховой стаж на момент наступления страхового случая.

Средний заработок для исчисления пособия. Строки «Средний заработок для исчисления пособия □□□□ р. □ к.», «Средний дневной заработок □□□ р. □ к.», «Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации □□□ р. □ к., за счет средств работодателя □□□ р. □ к.» также заполняются с первой ячейки, оставшиеся ячейки заполнению не подлежат. Например, «Средний заработок для исчисления пособия 20000 □ 00 к».

Как указывают представители ФСС, данные требования связаны с дальнейшей автоматической обработкой сведений, содержащихся в листке нетрудоспособности. Несоблюдение указанного порядка заполнения листка нетрудоспособности приведет к невозможности получения достоверных сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий.

Итого начислено. Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ пособия по временной нетрудоспособности подлежат обложению НДФЛ. Руководствуясь п. 1 ст. 226 НК РФ, российские организации, от которых налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у него и уплатить сумму НДФЛ, исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ.

На основании п. 66 Порядка при в строке «ИТОГО начислено □□□ р. □ к.» указывается общая сумма, подлежащая выплате застрахованному лицу. В данной строке работодатель должен указать размер пособия после его уменьшения на сумму НДФЛ.

При этом в строке «Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации □□□ р. □ к., за счет средств работодателя □□□ р. □ к.» размер пособия, исчисленный в порядке, установленном нормами Федерального закона от 29.12.2006 №255‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», должен быть отражен в полном объеме без вычета сумм НДФЛ.

Фамилия и инициалы руководителя и главного бухгалтера. ГК РФ предусмотрено письменное уполномочивание (доверенность), выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность, выданная от имени юридического лица, должна быть выдана за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на представление интересов юридического лица. Выдача доверенности бухгалтером другому должностному лицу, отвечающему за финансовые вопросы организации, также возможна в порядке передоверия на основании ст. 187 ГК РФ.

При подписании листка нетрудоспособности лицами, которым данное полномочие делегировано на основании доверенности, в строках «Фамилия и инициалы руководителя» и «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» проставляются соответственно фамилия и инициалы лиц, действующих на основании данных доверенностей. Указание реквизитов доверенностей, на основании которых уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется.

В заключение скажем, что согласно разъяснениям представителей ФСС наличие в листке, заполненном рукописно, технических недочетов (заполнение полей бланка прописными буквами, попадание букв на границы ячеек, попадание печатей на информационное поле, указание слов «врач» или «лечащий врач», проставление пробелов между инициалами врача и т. п.) не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий, если при этом все записи в листке нетрудоспособности читаются. А также сгибание заполненного документа в два и больше раз тоже не может быть основанием для его переоформления.