Ловушка в документе. В индивидуальных сведениях взносы разделены поквартально

В чем опасность. В формах индивидуальных сведений СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 взносы, уплаченные за тот месяц, когда сотрудник уже ушел из компании, надо распределить только между работающими. Есть два варианта: поделить все взносы за каждый месяц или сразу за весь квартал. Опасность в том, что при поквартальном распределении результат расчетов выходит менее точным. Причем погрешность может составить больше 1 рубля. А из-за этого сумма уплаченных взносов может превысить начисленную.

Из-за такого превышения фонд обычно заворачивает отчетность по индивидуальным сведениям и присылает компании отрицательный протокол контроля.

Как избежать проблем. Безопаснее распределять уплаченные страховые взносы между сотрудниками помесячно. Это нам подтвердили и специалисты Пенсионного фонда. Они обосновывают свою позицию тем, что компании перечисляют взносы каждый месяц. Вполне логично распределять их между сотрудниками в том же порядке. Тем самым снижается риск погрешностей в расчетах, а значит, более точная сумма попадает на лицевой счет каждого сотрудника.

Конечно, компания вправе сама решить, как распределять взносы. В законодательстве нет единого порядка, а следовательно, и поквартальное, и помесячное разделение допустимо. К тому же распределять взносы раз в квартал гораздо проще.

Если компания все же решила делить взносы поквартально, есть два способа обойтись без уточнения сведений. Во-первых, на практике некоторые компании вручную подгоняют значения в персонифицированном учете, чтобы погрешность не превысила рубль. Во-вторых, если фонд пришлет протокол ошибок, можно направить письмо, пояснив в нем, что возникшие расхождения ошибкой не являются и причина всему – округления. Следовательно, у фонда нет оснований отказывать в принятии отчетности и требовать исправлений.

Два цифровых примера распределения взносов между сотрудниками есть в «УНП» № 21, 2011.